How to awork: So nutzt Jessica von mind&stories awork

Jessica von mind&stories
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Dieser Beitrag wurde von unserer Gastautorin Jessica verfasst. Seit Mitte 2018 hilft Jessica Unternehmen und anderen Selbständigen mit ihrer Kreativagentur mind&stories dabei, in die Welt des digitalen Marketings einzutreten. Auf ihrem Instagram Kanal teilt sie ihre tollen Ideen und Ratschläge, wie man kreativeren Content für seinen eigenen Social Media Auftritt erstellen kann.

In diesem Gastbeitrag zeigt sie euch ihre 10 Tipps, wie sie mit awork arbeitet und wie auch ihr mit awork produktiver werden könnt. Jessica von mind&stories war von awork direkt begeistert und ist durch die vielen praktischen Funktionen noch produktiver geworden.

Meine Produktivitäts-Story

Ich bin ganz ehrlich: Wenn ich das Wort “Projektmanagement“ höre, dann rollten sich noch vor einiger Zeit bei mir als frisch gebackene Selbständige die Zehnnägel hoch. 

Warum? 
Weil das in meinen Ohren ganz furchtbar nach stumpfen, administrativen Aufgaben klang, die man erledigen MUSS. In dem Begriff „Projektmanagement“ ist irgendwie kein Platz für Kreativität, dachte ich lange. Und mit dieser Einstellung kämpfte ich mich eine ganze Weile durch mein kleines, kreatives Chaos. Ganz ohne Fahrplan, Struktur oder Regeln.
Wofür war ich schließlich selbständig geworden? Um mich wieder an irgendwelche Regeln zu halten? Sicher nicht.

Da kommt es schon mal vor, dass man – ooops – eine Aufgabe vergisst. Eine Deadline verpasst. Eine Reihenfolge durcheinander bringt. Oder einfach planlos in den Tag arbeitet, ohne dass man weiß, wie viel Zeit man für welche Projekte aufbringt.

Was für mich am Anfang der Selbständigkeit nach kreativer, purer Freiheit klang, hat eine Weile gut funktioniert. Doch mit wachsenden Herausforderungen, größerer Auftragslage und vielen Baustellen gleichzeitig wuchsen mir die Haare über den Kopf.

Eine Lösung musste her. 

Der wilde Dschungel der Projektmanagement-Tools

Eines sollte dir klar sein, wenn du dich auf die Suche nach dem perfekten Tool begibst: Das Angebot verschiedener Anbieter von Apps, Web-Apps oder Programmenwird dich schier erschlagen. Es gibt Nichts, was es nicht gibt. Und immer dann, wenn du dein digitales Tool gerade eingerichtet und dich dran gewöhnt hast, wird dir in deinen Instagram Ads plötzlich ein neuer Anbieter über den Weg laufen. Und – schwuppdiwupp – befindest du dich im ewigen Kreislauf des Testens. Vielleicht wäre ja eine Karriere als Tool-Tester etwas für dich gewesen? Welcome to my life. Genauso ging es mir ein ganzes Jahr lang.

Dieser Lifestyle ging mir jedoch irgendwann so auf die Nerven, dass ich kurzerhand beschloss, wieder analog zu planen. Mit Stift und Papier. Das hat was für sich, aber sobald es um Zeiterfassung oder Teamarbeit geht, kann das gute alte Notizbuch einfach nicht mithalten. 

Und was dann? Dann kam awork!
Es ist nicht übertrieben, zu sagen: „Das hat mein Arbeitsleben verändert.“ 
awork hat mir geholfen, Strukturen zu etablieren und mich digital zu organisieren. Ich bin happy. 

Wie wir (mein kleines Team und ich) mit awork arbeiten, verrate ich dir nun nach dieser langen, sehr ausschweifenden Einleitung. 😉

Warum awork das richtige Projektmanagement-Tool für mich ist

awork erfüllt nicht nur meine visuellen Ansprüche durch das cleane und stylische Design, sondern ist auch in seiner Funktionalität für mich geeignet. 

Dass man mit awork seine Projekte verwaltet, ist logisch. Ich möchte dir nun 10 Tipps verraten, wie ich awork für meine Arbeit nutze. Vielleicht kannst du davon etwas für dich nutzen. Ansonsten stöber‘ doch mal im awork Blog, da gibt’s noch viel mehr Tipps zu Workmanagement, Produktivität und wie man das Tool clever benutzt.

1. Wie strukturiere ich meine Projekte?

Was ist überhaupt ein Projekt? Wie grenzt man das ab? Das hab ich mich lange auch gefragt, aber nun habe ich eine sinnvolle Strukturierung für mich gefunden:

Bei mir gibt es Projekte mit Laufzeit oder Kundenbindung oder aber solche, die gewisse Tätigkeitsfelder zusammenfassen. So lege ich für größere Aufträge oder Langzeit-Kunden jeweils ein eigenes Projekt an.

Bei eher kleineren Auftragsarbeiten oder z.B. meinen 1:1 Instagram Coaching-Sessions eröffne ich jedoch kein neues Projekt, sondern fasse diese in Sammelprojekten zusammen. So bleibt die Liste meiner Projekte übersichtlicher.

Tätigkeiten für mein eigenes Business (z.B. Organisation, Website-Arbeiten, mein Instagram-Account oder mein Blog) erfasse ich ebenfalls in einem Sammelprojekt, das ich „mind&stories intern“ genannt habe. 
Dieses Projekt ist immer in Arbeit und wird immer wieder neu mit Aufgaben bestückt. Projekte mit Laufzeit und vordefinierten Aufgaben sind irgendwann erledigt.

produktiv werden mit awork
Ein Einblick in die Projekte von meinem awork Account

2. Wie nutze ich Listen sinnvoll?

Innerhalb der Projekte erstelle ich Listen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten. Ich liebe Listen! Doch nicht für jedes Projekt sind diese gleich. 

In manchen Langzeit-Projekten ist es sinnvoll, Listen nach Projektphasen zu gliedern. So kann man nämlich gleich auf einen Blick die Reihenfolge der To-Dos ableiten.

Andere Projekte organisiert man lieber thematisch. Somit kann man Themenblöcke besser überblicken und diese dann auch gebündelt abarbeiten. 

Aber Listen sind längst nicht alles, was awork zur Organisation der Projekte und Aufgaben bietet. Wer es eher mag, sich mit der Kanban Methode zu strukturieren, der kann die Ansicht ganz easy auf „Boards“ switchen. So kann man einzelne Aufgaben von links nach rechts verschieben und hat so einen Überblick über den Projektstatus der einzelnen Karten.

produktiv werden mit der Listenansicht von awork
Mit der awork Listenansicht behalte ich immer alle Aufgaben im Blick

3. Aufgaben und Unteraufgaben möglichst präzise beschreiben

Wenn ich einzelne Aufgaben erstelle und ihnen Unteraufgaben zuweise, versuche ich immer, die To-Dos möglichst deutlich zu beschreiben. Wie oft kommt es vor, dass wir uns eine Aufgabe auf die Liste setzen und einige Zeit später nicht mehr wissen, was damit überhaupt gemeint war?

Deshalb halte ich es für sinnvoll, immer 1-2 Sätze in die Beschreibung der Aufgabe zu packen, die diese möglichst präzise beschreiben. Gerade für die Arbeit im Team ist es unheimlich wertvoll, denn so spart man sich unter Umständen eine Menge Zeit und Nerven. 

4. Aufgabenpakete für wiederkehrende Aufgaben als Templates anlegen

Wo wir schon beim Thema „Zeit sparen“ sind: Mit den Aufgabenpaketen kann man sich eigene Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen. So ist man super schnell und sicher, dass man auch nichts vergisst!

Das mache ich zum Beispiel gerne bei meinen 1:1 Instagram-Coachings. Die Abläufe und Aufgaben ähneln sich immer – wenn ich mir mein entsprechendes Aufgaben-Paket importiere, kann ich ganz easy mit der Arbeit beginnen.

produktiv werden mit den awork Aufgabenpaketen
Mit den Aufgabenpaketen kann man sich eigene Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen – super praktisch

5. Zeiten erfassen und Zeitreports auswerten

Anfangs habe ich mich immer dagegen gewehrt, Zeiten zu erfassen. Ich fühlte mich dann kontrolliert und unter Druck gesetzt. Aber um das maximale Potenzial aus meiner Arbeitszeit raus zu kitzeln, ist es echt wichtig, zu wissen wie lange man für Aufgaben benötigt. Seit ich meine Mitarbeiterin habe, ist das Thema für mich noch wichtiger. Sie erfasst ihre Zeiten direkt in den entsprechenden Aufgaben, sodass ich dann am Ende des Monats ihre Gesamtarbeitszeit daraus ablesen kann. Das gibt mir und ihr Sicherheit, dass alles korrekt abläuft. Und so sind wir flexibel, weil sie auch von Zuhause aus Aufgaben erledigen kann, wenn sie gerade Zeit hat. 

6. Notizenfeld als Gedankenstütze nutzen

Im Dashboard von awork befindet sich praktischerweise ein Feld für Notizen. Das liebe ich mittlerweile heiß und innig, denn hier trage ich alles ein, was mir im Arbeitsalltag so über den Weg läuft. Das können auch mal private Termine oder To-Dos sein, die ich keinem Projekt zuordnen kann. Ich nutze es einfach als Gedankenstütze, auf die ich immer wieder zurückgreifen kann. Ein digitaler Post-It Zettel sozusagen. 

produktiv werden mit awork und den Notizen
Das Notizfeld bei awork hilft mir, produktiver zu werden

7. Direkt im Projekt kommunizieren und chatten

Ich liebe es, direkt in Projekten mit meinen Team-Mitgliedern kommunizieren zu können. Das erspart mir nämlich sämtliche E-Mails und Slack-Nachrichten. So haben wir die Kommunikation nämlich gebündelt an dem Ort, wo wir sie brauchen. 

produktiv werden durch die Kommunikation im Team
Jetzt kann ich endlich ganz einfach mit meinem Team kommunizieren – direkt in der Aufgabe

8. Aufgabenansichten für meine Team-Mitglieder erstellen


In den Aufgabenansichten kann man sich übersichtliche Ansichten der Aufgaben nach verschiedensten und individuellen Gesichtspunkten erstellen. Ich habe sie für alle Team-Mitglieder erstellt und kann so auf einen Blick die To-Do Listen der jeweiligen User aufrufen. Das ist super praktisch, um sich mal eben schnell auf den Stand der Dinge zu bringen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet.

produktiver werden durch übersichtliche Aufgabenansicht
Super übersichtliche Ansicht aller Aufgaben des Teams

9. Status-Updates per E-Mail erhalten

Auch mit dem besten Workmanagement-Tool gehen mir mal Aufgaben durch die Lappen. Der tägliche Statusreport per E-Mail, der automatisch von awork verschickt wird, erinnert mich jedoch wieder an meine aktuellen Aufgaben, anstehende Deadlines und auch daran, wie viele Aufgaben ich schon erledigt habe. 

10. FEEL GOOD, BECAUSE YOU ARE PRODUCTIVE AS FUCK

Meine Nummer 10 der Dinge, die ich so mit awork tue: Mich verdammt produktiv fühlen. Gibt es ein schöneres Gefühl, als Aufgaben abzuhaken, die man schon lange auf der To-Do-Liste hatte? awork erinnert mich täglich daran, dass ich vorankomme mit meiner Arbeit. Und das fühlt sich sooo gut an. 

produktiver werden fühlt sich gut an
Mit awork fühle ich mich endlich richtig produktiv – und liebe das Gefühl

Die neue App macht awork zu einer wirklich runden Sache

Eine Sache rundet die Arbeit mit awork ab: Die native App für mein Smartphone. In der App kann ich all meine Projekte überblicken und die meisten Funktionen nutzen, die die Desktop-Version mir bietet. Das ist sehr praktisch, weil ich so auch von unterwegs Zugriff auf meine Daten habe. So kann ich auch in Situationen, in denen ich den Laptop nicht griffbereit habe, den Fortschritt meiner Projekte beobachten, neue Aufgaben anlegen und zuweisen, mit meinem Team kommunizieren oder Zeiten erfassen. Da ich sehr viel mit dem Smartphone arbeite und Instagram-Kanäle für Kunden betreue, kann ich die Zeiterfassung auch bequem vom Sofa aus starten, wenn ich im Kundenauftrag auf Instagram unterwegs bin.

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