Aufgabenpaket: Objectives & Key-Results einführen

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Mit Objectives und Key-Results planen die erfolgreichsten Tech-Unternehmen der Welt ihre Prioritäten. Wir haben für euch aus unseren eigenen Erfahrungen mit den sogenannten OKRs (dazu unten mehr) ein Aufgabenpaket in awork zusammengestellt. Es liefert euch alle notwendigen Schritte, um die Methode im Handumdrehen auch in eurem Team einzusetzen.

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Was sind Objectives und Key-Results?

Objectives und Key-Results (kurz OKR) ist eine der erfolgreichsten Management-Methoden aus dem Silicon Valley. Entstanden bei Intel und verwendet von Google, Uber, Trello und vielen mehr, sind OKR ein Werkzeug, um für gemeinsamen Fokus auf die wirklich wichtigen Themen zu sorgen.

In seinem Bestseller Measure What Matters beschreibt der Silicon Valley Investor John Doerr die Einzelheiten der Methode und die Grundsätze ihres Erfolgs seit der Einführung bei Google in den 90ern, ihre sogenannte Superkräfte:

  • Fokussieren und Festlegen auf Prioritäten
  • Ausrichten und Verbinden für bessere Teamarbeit
  • Bessere Messbarkeit
  • Für überragende Ergebnisse sorgen

Die OKR-Methode eignet sich besonders für Teams, deren Märkte und Umgebungen sich schnell ändern. Klassische Strategiemodelle, die Ziele über sehr lange Zeiträume festlegen und komplexe (=zeitaufwändige) Prozesse zur Fortschrittsmessung erfordern, scheitern in solchen Umgebungen schon am Pflegeaufwand.

Mithilfe von OKR können unternehmensweite Ziele unkompliziert und flexibel mit den individuellen Mitarbeiterzielen verknüpft werden. Durch Zeiträume, die sich eher im Rahmen von Monaten als von Jahren bewegen, bleibt das Team agil und auf die aktuellen Prioritäten fokussiert. 

Die nach dem OKR-Konzept festgelegten Ziele und ihr aktueller Erreichungsgrad werden in der Regel unternehmensweit transparent zur Verfügung gestellt. Das schafft zusätzliches Verständnis für den Beitrag des restlichen Teams.

OKRs bei awork

awork ist ein schnell wachsendes Produkt, alle paar Wochen erscheinen neue Funktionen. Außerdem ist der ebenfalls schnell wachsende Kreis der awork Nutzer sehr divers. Von Ämtern bis Werbeagenturen verwenden die unterschiedlichsten Teams awork, um produktiver zu Arbeiten.

Hinzu kommt der sich rasend schnell entwickelnde Markt für Business- und Produktivitäts-Software. Fast wöchentlich entstehen neue technologische Möglichkeiten, sowie zugrunde liegende Produktivitäts- und Organisationsmethoden.

Den richtigen Fokus zu behalten und dabei auf diese vielfältigen Veränderungen zu reagieren ist für unser etwa 30-köpfiges Team eine andauernde Herausforderung.

Das Team von awork hat die OKR-Methode für sich entdeckt
Das Team von awork hat die OKR-Methode für sich entdeckt

Nachdem wir einige Experimente mit abgewandelten Versionen der Balanced-Scorecard als Strategieinstrument für zu starr und aufwändig befunden hatten, haben wir es zwischenzeitlich mit kurzfristigen Micro-Goals versucht, um uns ein besseres, gemeinsames Verständnis der aktuellen Prioritäten zu geben.

Da unsere Teams jedoch sehr unterschiedlich, mit anderen Methoden und unterschiedlichem Themenfokus arbeiten, haben auch diese teamübergreifenden Meilensteine “das Ziel verfehlt”. 😉

Objectives & Key-Results stellen für uns eine gute Kombination aus den übergreifenden Unternehmenszielen, individuellen Zielen aller Mitarbeiter, handhabbarem Pflegeaufwand der Methode und realistischen Zeiträumen dar.

Schon der Erstellungsprozess der OKR, an dem unser gesamtes Team einen Tag lang aktiv beteiligt ist, trägt zur Transparenz und zum gemeinsamen Verständnis unseres Geschäftsmodells bei.

Das Aufgabenpaket

Dieses Aufgabenpaket haben wir aus unserer eigenen Erfahrung bei der Einführung der OKR-Methode erstellt. Es ist in drei Listen für die drei wichtigsten Phasen der Einführung aufgeteilt:

Das Aufgabenpaket unterstützt bei der Einführung der OKR-Methode
Das Aufgabenpaket unterstützt bei der Einführung der OKR-Methode
  1. Die erste Liste beschäftigt sich mit der Vorbereitung der Einführung. Die Aufgaben enthalten Links zu hilfreicher Literatur und unterstützen euch dabei, die richtigen Anfangs-Entscheidungen zu treffen.
  2. Die zweite Liste dreht sich um den OKR-Kick-Off-Tag. An diesem Tag werden die OKRs im ganzen Team definiert. Damit dieser Tag auch mit vielen Teilnehmern gelingt, enthalten die Aufgaben alle wichtigen Schritte zum Erstellen von Briefings und Agenda.
  3. Schließlich ist die dritte Liste dazu da, euch beim Einrichten der kontinuierlichen Pflege zu helfen, Review-Termine zu organisieren und den Fortschritt bei der Bearbeitung eurer OKRs zu erfassen.

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Pflegen von euren OKRs in awork

Neben der Einführung der OKR-Methode und der Organisation des ersten Kick-Off-Tages eignet sich awork hervorragend für die Pflege und das Nachverfolgen der definierten OKRs.

Bei uns funktioniert das wie folgt: Wir legen ein OKR-Projekt für jede neue OKR-Periode an, die bei uns jeweils drei Monate dauert (also z.B. OKR Q1 2020). Um die Pflege noch weiter zu erleichtern, haben wir ein eigenes, weiteres Aufgabenpaket erstellt, das automatisch eine Liste für jedes unserer Teams anlegt (z.B. Marketing, Produkt, Entwicklung usw.).

Hier wird nun für jedes Objective eine Aufgabe in der passenden Liste erstellt, mit der drei-monatigen Deadline versehen und dem verantwortlichen Teammitglied zugewiesen. Neben der einfachen Beschreibung des Objectives, füllen wir auch ein paar Sätze zur Verbindung mit den unternehmensweiten Objectives ein. Schließlich wird für jedes Key-Result eine Unteraufgabe erstellt.

OKRs in Unternehmen einführen
Das awork Aufgabenpaket für Objectives & Key-Results

So formuliert man gute OKRs

Das Objective:

Frage: Welches sind die wichtigsten Dinge, die wir im kommenden Quartal erreichen müssen?

Guidelines: 

  • Seid ambitioniert! 
  • 3 – 5 Objectives für eine Person sind absolut ausreichend (eher 3)

Objectives müssen nicht für sich genommen funktionieren

Objectives sind nicht unbedingt alleinstehende Ziele und müssen daher auch nicht unbedingt SMART sein (können sie natürlich). Sie müssen nur in Kombination mit ihren Key-Results wirklich hilfreich sein.

Objectives müssen nicht in jeder Periode wechseln

Wenn Objectives erreicht werden oder nicht mehr wichtig sind, werden sie in der nächsten Periode ausgetauscht. Manche Objectives bleiben aber für mehr als eine Periode bestehen, sofern noch handlungsbedarf besteht (z.B. “Produktqualität verbessern”). In diesen Fällen werden lediglich neue Key-Results festgelegt.

Nicht alles, was man tut, ist ein OKR – und OKRs sind nicht alle, was man tut

Natürlich bleibt das Tagesgeschäft. Die Lichter müssen an bleiben und dafür brauchen wir kein OKR. Aber wenn es in diesen Bereichen Handlungsbedarf gibt, ist es völlig legitim, hier auch ein Objective zu definieren.

Das Aufgabenpaket in der Board-Ansicht
Natürlich kann jedes Aufgabenpaket auch in der Board-Ansicht genutzt werden

Die Key-Results:

Quantifizierbare, messbare Ergebnisse, die einen direkten Einfluss auf das Erreichen des Objectives haben.

Guidelines:

  • Wenn man es nicht messen kann, ist es kein gutes Key-Result
  • Key-Results sind Ergebnisse, keine Aufgaben
  • Zwei bis fünf Key-Results pro Objective sind in etwa richtig

Key-Results erklären und quantifizieren ihre Objectives

Der passende Satz ist “…gemessen an…” Key-Results detaillieren, was wir mit unseren Objectives eigentlich meinen. 

Key-Results ≠ KPI

Ein Key-Result muss nicht immer ein KPI (Key-Performance-Indicator, also eine Zahl) sein. Statt dessen sind aktivitätsbasierte Key-Results durchaus zulässig, wenn sie zum Objective passen.

Spätestens alle 14 Tage (im Idealfall natürlich öfter) aktualisiert das Team den eigenen Fortschritt in awork: Aufgaben werden in den richtigen Status versetzt, Unteraufgaben abgehakt, wenn sie erledigt sind und in den Aktivitäten bei wichtigen Änderungen kommentiert.

Auf Ebene der Key-Results schreiben wir den Fortschritt in den Namen der Unteraufgabe (z.B. drei Kundencases schreiben [0.3]). 0.3 bedeutet in diesem Fall, dass etwa 30 Prozent des Key-Result erfüllt sind, also ein Kundencase wurde bereits geschrieben. Alle OKRs und ihr Status sind damit einsehbar und jeder im Team kann Rückfragen stellen und Diskussionen starten.

Zu guter Letzt haben wir die öffentliche awork API verwendet, um unsere OKRs live auf einem großen Fernseher in unserem Büro in Hamburg anzeigen zu lassen. So bekommt man einen täglichen Einblick in unsere Prioritäten und den teamübergreifenden Fortschritt.

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