Aufgabenpaket: Messeplanung leicht gemacht

awork Aufgabenpaket zur Messeplanung
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Wir sind uns sicher: Jeder, der schon einmal eine Messe oder ein Event geplant hat, weiß, wie viele To-Dos bei so einer Planung zusammenkommen können. In den meisten Fällen wird das Ausmaß am Anfang erheblich unterschätzt. Zum Berg an Aufgaben, Deadlines und unterschiedlichen Ansprechpartnern schleicht sich später noch das unschöne Gefühl, dass irgendetwas vergessen oder eine Deadline verpasst wurde. 

Das awork Aufgabenpaket zur Messeplanung hilft dir dabei, alles im Blick zu behalten, keine Deadline mehr zu verpassen und gibt dir außerdem hilfreiche Tipps, an welche To-Dos du eventuell noch gar nicht gedacht hast. Das Paket lohnt sich also sowohl für alte Hasen im Messegeschäft, als auch für blutige Anfänger.

Wie jedes Aufgabenpaket, kannst du auch dieses mit einem Klick in dein eigenes awork laden. Alle Aufgaben beinhalten eine detaillierte Beschreibung und z.T. Unteraufgaben, die du nacheinander abarbeiten kannst. Starte am besten mit der Kick-Off Messeplanung.

Jetzt in awork nutzen

Vom Anfang der Planung bis zum Event

Der zeitliche Faktor spielt gerade bei der Planung von Messen oder Events eine große Rolle. Daher wurden die einzelnen Listen mit den jeweiligen To-Dos in dieser Vorlage zeitlich unterteilt. Das Aufgabenpaket zur Messeplanung startet mit einem Kick-Off Termin und endet mit dem Messetag selbst.

In dem ersten Aufgabenblock sollten zunächst alle wichtige Fakten zusammengetragen werden. Wie viel Budget hast du? Wer soll zur Messe fahren? Was bietet der Veranstalter an? Nutze hier unbedingt die Möglichkeit, Deadlines für Bestellfristen anzugeben und die Kontaktperson im Task zu hinterlegen.  

Messeplanung mit awork
Messeplanung leicht gemacht: Mit dem Aufgabenpaket von awork.

Wenn diese Basic-Fragen geklärt sind, geht es schon ans Eingemachte. Dein Messestand sollte designed werden und auch bei der Planung gibt es einiges zu berücksichtigen und zu bedenken. Hier ist es wichtig, dass du genug Zeit zum Bestellen des Equipments einplanst, da Roll-Ups oder Flyer möglicherweise mehr Zeit benötigen, als geplant. 

Auch an dieser Stelle ist es sinnvoll, die einzelnen Tasks mit Deadlines zu versehen. Falls du Kollegen im Team hast, die Experten auf diesem Gebiet sind, dann weise ihnen die entsprechenden Tasks unbedingt zu. 

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Wenn das Grundgerüst steht, solltest du ungefähr noch einen Monat bis zum Messestart Zeit haben. Aus dem Standdesign, dem Marketing-Budget und dem Team, das zur Messe fährt, ergeben sich weitere To-Dos, die jetzt geklärt werden müssen. 

Messeplanung in awork
In dem Aufgabenpaket befinden sich bereits Unteraufgaben, die individuell angepasst werden können.

Kleiner Tipp: Checke immer wieder die wichtigsten To-Dos und Unteraufgaben aus den Listen, ob du auch wirklich an alles gedacht hast und ob sich jede Aufgabe in der Umsetzung befindet. Erinnere deine Teamkollegen ggf. noch einmal an die Deadline.

Ungefähr zwei Wochen vor der Messe, haben die Veranstalter meist schon einen guten Überblick zum Ablauf des Events. Daher ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um nochmal Kontakt zum Ansprechpartner aufnehmen, falls sich dieser nicht eh schon bei dir gemeldet hat. 
Wenn du genauere Infos hast, dann kannst du ein zusammenfassendes Briefing für die Kollegen zusammenstellen. Spätestens jetzt fällt auf, wenn du irgendwas vergessen haben solltest.

Die letzte Liste im Aufgabenpaket zur Messeplanung befasst sich mit der Abreise zur Messe und dem Messtag selbst. Es wäre ziemlich ärgerlich, wenn bis hierhin alles gut organisiert wurde und Ende elementare Dinge im Büro vergessen werden. Daher einmal die Aufgaben in dieser Liste checken und abarbeiten. 

Mach dir die Welt, wie sie dir gefällt

Natürlich sind die einzelnen To-Dos nicht in Stein gemeißelt und selbstverständlich gibt es bei jeder Messe Besonderheiten, die dementsprechend berücksichtigt werden müssen.

Passe die Aufgabenpakete nach deinen Wünschen und Bedürfnissen ganz einfach selbst an und füge einzelne To-Dos oder Listen hinzu.

Das praktsiche an den Aufgabenpaketen in awork ist, dass du ganz einfach Unteraufgaben hinzufügen, neue Aufgaben anlegen, andere löschen oder komplett neue Listen erstellen kannst. Unsere Vorlagen sollen dir lediglich als Gedankenstütze dienen, wie du so eine Messeplanung angehen kannst und an welche Aufgaben du unbedingt denken solltest.

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