Aufgabenpaket: Erstelle deinen Newsletter mit Expertin Bea Uhlenberg

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Egal ob in einem kleinen Betrieb oder in einem großen Unternehmen – Newsletter sind aus dem Marketing heutzutage nicht mehr wegzudenken, sie haben sich sogar zu einem wichtigen Kanal im Marketing-Mix etabliert. Doch um mit diesem Kanal auch die gewünschten Resultate erzielen zu können, muss einiges im vornherein beachtet werden.

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass man nicht jede E-Mail die man am Tag bekommt, auch öffnen kann. Daher müssen Newsletter so gestaltet sein, dass sie den Empfänger direkt in den ersten Sekunden dazu bewegen, diese E-Mail auch öffnen zu wollen.

Bei der Newsletter-Erstellung fallen somit einige Aufgaben an, die nacheinander abgearbeitet werden sollten, um das bestmögliche aus diesem Marketing-Kanal herauszuholen. Dies bietet sich perfekt für ein Aufgabenpaket in awork an. Die Newsletter-Expertin Bea Uhlenberg hat sich daher einmal mit allen kleinen und großen Aufgaben beschäftigt und diese in einem hilfreichen Aufgabenpaket festgehalten. In dieser User Story stellt sie das Aufgabenpaket einmal selbst vor und hat außerdem noch den einen oder anderen coolen Tipp parat.

Liebe Bea, wer steckt hinter New Work Life? Magst du kurz erklären wer ihr seid und was ihr macht?

Wir sind Jan und Bea. Im Oktober 2017 sind wir mit einem One-Way-Ticket gen Thailand aufgebrochen und haben dort die Inspiration für unsere Buchreihe GO REMOTE! und unsere Seite New Work Life gefunden.

New Work Life ist die zentrale Anlaufstelle in Deutschland, wenn es um ortsunabhängiges Arbeiten oder auch Remote Work in Festanstellung geht. Du findest auf unserer Seite eine Jobbörse für Remote Jobs und hilfreiche Blogbeiträge zum Thema. Darüber hinaus haben wir Ende 2019 einen eigenen Podcast gelauncht, der verschiedene Remote Unternehmen vorstellt und Best Practices in Sachen Remote Work teilt.

Bea und Jan von New Work Life
Bea und Jan leben und arbeiten auf Mallorca

Mittlerweile spielt sich ein Großteil eures Arbeitsleben auf Mallorca ab. Wann hast du gemerkt, dass du gerne ortsunabhängig arbeiten möchtest?

Ja genau, seit April 2019 wohnen Jan und ich im schönen Palma de Mallorca, unserer neuen Wahlheimat. Es war Liebe auf den ersten Blick und seit dem Einzug in unser neues Zuhause, möchten wir hier nicht mehr weg.

Diese Erkenntnis hat mich einmal mehr darin bekräftigt, dass ortsunabhängiges Arbeiten Lebensqualität bedeutet. Ich kann selbst entscheiden, wo ich leben möchte, und bin nicht an Büros gebunden, die sich in Orten befinden, die ich eigentlich eher suboptimal zum Wohnen finde. 

Der Wunsch ortsunabhängig zu arbeiten kam bei mir das erste Mal so richtig im Jahr 2016 auf. Ich war in einem Konzern beschäftigt und habe viel Zeit im Büro verbracht, noch dazu in einem Job, der mir nicht gefiel. Da habe ich irgendwann die Reißleine gezogen und gekündigt.

Infolgedessen habe ich mich nach Alternativen umgeschaut und bin irgendwann im Internet auf die Digitale Nomaden Szene aufmerksam geworden. Das war der Beginn eines komplett neuen Lebens für mich. Hahaha 🙂

Auch wenn Begriffe wie New Work und die Arbeitswelt 4.0 den meisten mittlerweile keine Fremdwörter mehr sind – kurz und knapp, worum geht es in der Arbeitswelt von morgen?

Der Begriff New Work wurde von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann geprägt und bedeutet soviel wie: “Arbeit, die man wirklich, wirklich will.” Es geht darum, einer Arbeit nachzugehen, die in Übereinstimmung mit den eigenen Wünschen, Hoffnungen, Träumen und Begabungen steht.

Dazu gehört unserer Meinung nach auch die eigenständige Wahl des Arbeitsortes. Schließlich verbringt die Mehrheit von uns die meiste Zeit ihres Lebens mit der Arbeit. Remote Work kann somit als ein Bestandteil von New Work angesehen werden.

Inwiefern unterstützt euch awork bei euren Projekten? Wie sieht eine typische Arbeitswoche auf Mallorca bei euch aus?

awork sorgt dafür, dass wir organisiert in den Tag starten und es im weiteren Verlauf des Tages auch bleiben. Ein jeder von uns ruft morgens als allererstes seine To-Do Liste in awork auf, die vorgibt, was für den Tag anliegt. Ich bearbeite die Aufgaben dann eine nach der anderen. Habe ich ein To-Do fertiggestellt, setze ich den Status auf “erledigt”. Und schon geht’s weiter mit der nächsten Aufgabe.

Was ich besonders an awork mag, ist die Möglichkeit jeder Aufgabe eine Deadline zuweisen und meine Zeiten tracken zu können. So habe ich immer im Blick, wie lange ich für welche Aufgabe gebraucht habe. Das hilft mir auch bei meiner persönlichen Arbeitszielsetzung. Ich laufe so nicht Gefahr, mich in Aufgaben zu verlieren und Zeit zu verschwenden.

Wir haben übrigens einen spannenden Blogpost über awork geschrieben, in dem wir aufzeigen, wie wir mit awork so richtig produktiv sind

Eine typische Arbeitswoche auf Mallorca sieht eigentlich nicht viel anders aus als eine Arbeitswoche irgendwo anders, mit dem kleinen aber feinen Unterschied, dass wir 1. den Luxus genießen aus dem Home Office arbeiten zu können und 2. unsere Pausen in der Sonne am Meer verbringen. 😉

Bea arbeitet gerne in der Sonne
Bea genießt es, das Büro einfach mal nach draußen in die Sonne zu verlegen

Dort Arbeiten, wo andere Urlaub machen – das klingt erstmal toll. Doch sicherlich steckt da eine Menge Organisation dahinter. Magst du uns einen kleinen Einblick in euer awork geben? Welche Projekte finden wir dort und auf welche Funktionen könnt ihr nicht mehr verzichten?

Ja gern. Wir nutzen awork primär für die interne Arbeit, d. h. Arbeit, die zwischen Jan und mir anfällt. In diesem Zuge haben wir erst vor Kurzem ein Projekt aufgesetzt, das sich “To-Do’s 2020” nennt.

Dieses Projekt nutzen wir für alle anstehenden Aufgaben. Jede Aufgabe, die darin enthalten ist, wird entweder Jan oder mir zur Erledigung zugewiesen. Ebenfalls bekommt jedes To-Do eine Frist, bis wann es erledigt sein muss. Indem wir Fristen vergeben, haben wir die Möglichkeit, alle anfallenden Aufgaben nach Erledigungsdatum anzeigen lassen zu können. Das ist toll, denn so wissen wir immer, was wir bis wann erledigen wollen.

Wir beginnen unseren Arbeitstag, indem wir zunächst awork öffnen und schauen, was für den Tag anliegt. Ich nutze dafür sehr gern die Dashboard-Ansicht, wo ich ebenfalls die Möglichkeit für schnelle Notizen zwischendurch habe (eine Funktion, von der ich gern und häufig Gebrauch mache). Jan klickt lieber ins Projekt rein und liebt es, sich die Aufgaben hier in der Boardansicht anzeigen zu lassen.

Neues Feature in awork: Gestalte dein awork Dashboard individuell nach deinen Bedürfnissen und entscheide selbst, welche Widgets du täglich für einen schnellen Überblick benötigst.

Features, auf die wir nicht mehr verzichten können, sind: 

  • die Möglichkeit für schnelle Notizen auf dem Dashboard,
  • die Board-Ansicht für Aufgaben, die in einem Projekt anfallen,
  • die Flexibilität, Aufgaben schnell und einfach in Listen, Projekte, etc. umorganisieren zu können,
  • die Möglichkeit innerhalb von Aufgaben Fristen, Zuständigkeiten und Unteraufgaben vergeben sowie Dateien anhängen zu können,
  • das automatische Tracking von Bearbeitungszeiten pro Aufgabe.

Wenn man im Team remote arbeitet, wird die Kommunikation immer wichtiger. Hast du Tipps für ortsunabhängige Teams?

Das ist absolut wahr. Eine gute Frage übrigens von dir, auf die wir in unserem Podcast Go Remote! näher eingehen. Kommunikation ist das A und O in Remote Teams. Daher sind entsprechende Tools, die virtuelle Kommunikation ermöglichen, unerlässlich. Die meisten Remote Companies, die wir kennen, haben ein Tool für Videotelefonie, eins für Instant Messaging und eins fürs Projektmanagement im Einsatz (neben einigen weiteren, aber das würde jetzt zu weit führen). Unserer Erfahrung nach sind folgende Lösungen sehr beliebt bei Remote Teams:

Videotelefonie und Instant Messaging:

Kennst du schon die praktische Slack-Integration von awork?
Mit der Slack-Integration kannst du direkt aus deinem Slack-Chat Aufgaben in awork anlegen, Kommentare hinterlassen oder die Zeiterfassung auf eine Aufgabe starten.

Projektmanagement:

Auch im Marketing ähneln sich die Abläufe vieler Projekte. Jede Newsletter-Kampagne durchläuft z. B. die gleichen Phasen. Mit einem Aufgabenpaket kann man nicht nur Zeit, sondern auch viele Nerven sparen. Was ist das Besondere an dem Paket?

Das Besondere an dem Aufgabenpaket ist, dass du eine super Vorlage für deine Newsletter-Erstellung hast. Du musst also nicht mehr jedes Mal überlegen, welche Aufgaben anliegen und welcher Schritt nach dem anderen kommt, sondern kannst dir bequem das Newsletter Aufgabenpaket in deinen awork Workspace hineinladen und starten – ohne Nachzudenken quasi. 

Das Aufgabenpaket für die Newsletter-Erstellung von Bea
Kleiner Vorgeschmack auf das Aufgabenpaket von Bea

Kannst du etwas zum Aufbau des Aufgabenpakets sagen? Mit welchem To-Do sollte man starten?

Ich habe die einzelnen Aufgaben in Listen gruppiert. Du startest mit der Liste “Vorbereitung”, gehst dann über zur Liste “Inhalt & Design” und kümmerst dich abschließend um die Liste “Review & Versand”. Die Aufgaben innerhalb der Listen sind chronologisch sortiert, so dass du von oben nach unten ganz entspannt durchgehen und sie Step-by-Step erledigen kannst.

Mit Hilfe von informativen und hilfreichen Newslettern kann man sich eine große Community aufbauen. Was sind deine Tipps, wenn man noch ganz am Anfang steht und Abonnenten gewinnen möchte?

Der Clue beim Newsletter ist eine gut gemachte Sign-up Form, die Besuchern deiner Seite zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle angezeigt wird. Mach dir Gedanken darüber, was deine Besucher von dir gebrauchen könnten und welchen Mehrwert du ihnen bieten kannst.

Formuliere basierend auf deinem Mehrwert einen catchy Call-to-Action (CtA), der zum Abonnieren deines Newsletters einlädt. Da wir eine Jobbörse für Remote Jobs auf unserer Seite haben, bieten wir Besuchern zum Beispiel einen Job Alert an, der sie informiert, wenn neue Remote Jobs auf die Seite kommen. Zusätzlich erhalten Newsletter Abonnenten von uns eine Leseprobe unserer Buchreihe GO REMOTE!, wenn sie sich für unsere Liste eintragen.

Viele zusätzliche Infos gibt es im Aufgabenpaket von Bea
In dem Aufgabenpaket findest du viele hilfreiche Bilder und Tipps von Bea

Der Call-to-Action sollte stets gut gewählt sein. Was sollte man hierbei beachten und an welcher Stelle darf kein Call-to-Action fehlen?

Der Call-to-Action (CtA) ist das zentrale Element eines Newsletters. Mit dem CtA bewegst du Leser deines Newsletters dazu, eine von dir erwünschte Handlung auszuführen. Das kann zum einen die Weiterleitung auf deinen Blog oder deine Website sein (Traffic!) oder die Aufforderung ein Produkt von dir zu kaufen.

Der CtA sollte daher auffällig gestaltet und richtig platziert sein. Auffälligkeit lässt sich mit leuchtenden Farben oder einer Button-Form erzeugen. Die Platzierung im Newsletter sollte im Anschluss an den Text erfolgen, z. B. per Button, der zum Weiterlesen auffordert.

Zusätzlich kannst du auch innerhalb deines Newsletter-Textes entsprechende Verlinkungen setzen, die als CtA dienen. Ein letztes Wort zum Wording von CtAs: Ich achte stets darauf, meinen CtA möglichst originell klingen zu lassen und ihn im Imperativ zu formulieren. Schließlich möchte ich meine Leser neugierig machen und sie zum Klicken motivieren. Mein CtA-Wording könnte somit wie folgt klingen: “Her damit!”, “Gib’s mir!” oder “Mehr davon!”  

Der Call-to-Action (CtA) ist das zentrale Element eines Newsletters.

Bea Uhlenberg

Zum Abschluss würden wir gerne noch von dir wissen, was dein Produktivitäts-Tipp ist, wenn die Motivation mal etwas auf sich warten lässt?

Zugegebenermaßen kann das ab und an mal passieren. Mein Geheimtipp gegen Produktivitätsverlust sind Bewegung und draußen an der frischen Luft sein. Am besten beides zusammen miteinander kombiniert. Wenn ich dann eine Weile draußen aktiv war, kommt meine Motivation von ganz allein zurück und ich freue mich auf die Aufgaben, die noch vor mir liegen.

Was Bewegung anbelangt, gehe ich leidenschaftlich gern Wandern (Mallorca ist dafür ja perfekt geeignet ;-)) und radfahren. Aber auch eine Stunde Tischtennis oder Beach Ball zwischendurch, bringen mich auf völlig andere Gedanken und lassen meine Produktivität zurückkommen. 

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