Aufgabenpaket: awork für Teams

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pocket
Share on email

awork ist gemacht für die Zusammenarbeit im Team. Wir wollen dich und dein Team optimal dabei unterstützen produktiver zusammenzuarbeiten. Das funktioniert am besten, wenn dein awork entsprechend konfiguriert ist. Um dich dabei zu entlasten, haben wir dieses Aufgabenpaket kreiert. Das Aufgabenpaket führt dich durch die ersten Schritte in awork und hilft dir alle wichtigen Team-Settings vorzunehmen.

In diesem Beitrag gehen wir auf die einzelnen Funktionen und Settings in awork ein und erklären dir die Nutzung sowie Vorteile. Jeden Bereich findest du als Liste samt To-Dos im Aufgabenpaket wieder. Natürlich ist jedes To-Do im Aufgabenpaket auch mit einem Link zum Helpcenter versehen. 

Jetzt in awork nutzen

Erste Schritte in awork 

Um awork bestmöglich zu nutzen, solltest du erst einmal alle Grundfunktionen kennen und verstehen. Das Aufgabenpaket setzt demnach direkt nach deiner ersten Anmeldung in awork an. Sobald du dir einen awork Account angelegt hast (Link zum signup), kannst du dich also zunächst durch die Liste Erste Schritte arbeiten. 

awork konfigurieren 

Wenn du deine ersten Projekte und Aufgaben in awork verwaltest, kannst du damit starten, wichtige Settings vorzunehmen. Diese Einstellungen bestimmen die Zusammenarbeit mit deinem Team in awork. 

Du kannst festlegen, welche Rechte deine Teammitglieder in awork haben sollen. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern kann es z.B. sinnvoll sein, dass die Freelancer Einblick in Projekte und Aufgaben haben, jedoch keine Änderungen vornehmen können. Umgekehrt macht es Sinn, dass Projektmanager vollen Zugriff auf alle von ihnen verwalteten Projekte haben.

Erfahre mehr zum Rechtemanagement in awork!

Was sind eigentlich Tätigkeiten? 

Darüber kannst du auch Tätigkeiten in awork definieren; vor allem, wenn du die Zeiterfassung in awork intensiv nutzt. Bei jeder erfassten Zeit gibst du dann auch jeweils eine Tätigkeit an, z.B. ob du an einem Kundenprojekt arbeitest oder interne Aufgaben bearbeitest. Bei der Zeitauswertung kannst du diese Tätigkeiten dann später berücksichtigen und genau aufschlüsseln, wie viel Arbeitszeit auf welche Tätigkeit angefallen ist.

Kennst du schon die neue Zeitauswertung an awork? Erfahre mehr darüber in diesem Blogbeitrag!

Das ist u.a. hilfreich, wenn du für verschiedene Aufgabenbereiche unterschiedliche Stundensätze abrechnen möchtest. Du kannst dabei sowohl nach Rollen unterscheiden (Praktikant, Junior Manager, Manager, Senior Manager), als auch nach Aufgaben, z.B. Design oder Texten. 

Aufgabenpakete und Projekttypen

Viele Teams arbeiten in awork, ohne die zahlreichen Funktionen zu kennen, die awork bietet. Dabei gibt es etliche Funktionen, die dir im Projektalltag viel Zeit einsparen. Dazu gehören z.B. die Aufgabenpakete und Projekttypen.

Du wusstest vielleicht bereits, dass du unsere vorgefertigten Aufgabenpakete in dein awork laden kannst. Aber wusstest du auch, dass du diese Aufgabenpaket auch ändern oder komplett eigene Aufgabenpakete definieren kannst? Das von dir vordefinierte Set an Aufgaben kann beliebig oft zu einem Projekt hinzugefügt werden. Du kannst sogar Deadlines und Zeitaufwände vordefinieren.

Genauso hilfreich kann es sein, Projekttypen zu definieren. Je nachdem, welchen Projekttyp du definierst, kannst du einem Projekt automatisch Status, Rollen und Aufgabenpakete zuweisen. Damit kannst du Standards definieren und bei der Projekterstellung ebenfalls sehr viel Zeit sparen.

Stell dir z.B. vor, du arbeitest alle drei Monate zusammen mit deinem Team an einem Strategie-Projekt. Der Schwerpunkt des Projektes mag variieren, aber euer Aufgaben sind fast immer die selben und auch der Aufgabenablauf ist immer gleich. Das heißt, eure Aufgaben sind immer in die Phasen To-Do, Umsetzung, Feedback, Finalisierung und Erledigt aufgegliedert. Die wiederkehrenden Aufgaben, sowie die eben erwähnten Status kannst du in einem Projekttyp mit dem Namen Strategie abspeichern. Jedes Mal, wenn du nun ein Projekt erstellst und den Projekttyp Strategie auswählst, werden automatisch alle Aufgaben geladen. Auch der Aufgabenstatus (die Board-Spalten) sind automatisch hinterlegt.

Auf welche Tools kann dein Team nicht verzichten?

Damit sich awork nahtlos in den Arbeitsalltag deines Teams integriert, kannst du unser Tool mit zahlreichen weiteren Tools verbinden. Für einige Tools, wie Slack, haben wir direkte Integrationen. Mit der Slack-Integration kannst du beispielsweise aus deinem Slack-Chat Aufgaben in awork anlegen, Kommentare hinterlassen oder die Zeiterfassung auf eine Aufgabe starten. Du kannst also direkt aus eurem Chat mit der Projektplanung starten und musst dafür nicht mal mehr das Tool wechseln.

Viele andere Tools (1.000+) kannst du über Zapier mit awork verknüpfen.

Kennst du schon unsere direkte Slack-Integration? In diesem Beitrag erfährst du alles, was du dazu wissen musst.

Daten importieren

Wenn du schon länger im Projektmanagement arbeitest, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dein Team vorab schon mal ein anderes Tool im Einsatz hatte. Ganz egal welches, mit unserem Datenimporter kannst du ganz einfach alle Daten in dein awork übernehmen. Egal ob Kunden-Daten, Projekte und Aufgaben, die Übertragung erfolgt immer in drei einfachen Schritten, die wir euch in diesem Blogpost übersichtlich zusammengefasst haben.

Auswertungen erstellen

Wenn dein Team eine Weile fleißig in awork gearbeitet hat, werden irgendwann allerhand Arbeitszeiten auf Projekte und Aufgaben erfasst sein. Da ist es nur logisch, dass du entsprechende Auswertungen anfertigen möchtest. Vielleicht wirst du diese Auswertungen für dich erstellen, um zu sehen, wie viel Zeit unterschiedliche To-Dos in Anspruch nehmen. Vielleicht rechnest du aber auch nach Projektzeit ab und möchtest die Zweitauswertung als Grundlage für deine Rechnung verwenden und der Rechnung anhängen. 

Mit der individuellen Zeitauswertung in awork hast du vielfältige Filter- und Gruppierungsoptionen, um aussagekräftige Zeitauswertungen zu erstellen.

Dafür solltest du die Zeitauswertung in awork kennenlernen. Die Zeitauswertung hat zahlreiche Filtermöglichkeiten. Eine neue Auswertung kannst du z.B. nach Zeitraum, Nutzer, Projekt, Aufgabentyp, Tag oder nicht abrechenbar bzw. abrechenbar filtern. Auch Gruppierungen sind möglich, um die Darstellung der Auswertung zu ändern.

Jetzt in awork nutzen

Andere interessante Beiträge

Bleibe auf dem Laufenden

Abonniere den awork blog, um über neue Features und Entwicklungen informiert zu werden.