Aufgabenpaket: Action Method

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Tausend Ideen im Kopf, aber keine Ahnung, wo du anfangen sollst? Vor allem Kreative kennen dieses Problem. Die Action Method löst genau diese Challenge und hilft dir, deine Ideen in die Tat umzusetzen. Dazu werden zu jeder Idee konkrete Action Steps formuliert. Die Methode ist super simpel, hat aber trotzdem einen großen Impact. Wir zeigen dir, wie du diese Produktivität-Methode in awork anwenden kannst. 

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Fokussiere dich auf deine Action Steps

Jedes Projekt lässt sich in sogenannte Action Steps, References oder Backburner herunter brechen – dies sind die drei zentralen Elemente der Action Method. Dabei ist es ganz egal, ob du gerade aus einem Meeting kommst, ein Brainstorming hattest oder deine berufliche Zukunft und die nächsten Karriere-Steps planst. 

Action Steps sind in diesem Fall die konkreten To-Dos, die man erledigen muss, um ein Ziel zu erreichen. Wichtig ist, dass du diese To-Dos möglichst konkret ausformulierst. Jede Formulierung solltest du dazu mit einem Verb beginnen:

  • Ruf den Programmierer zurück, um…
  • Installiere die neue Software…
  • Recherchiere mögliche Themen für..
  • Kreiere ein Mock-Up für…
  • Gib Feedback auf…

Nach jedem Meeting, jeder E-Mail, jedem Telefonat kannst du im Prinzip einen Action Step formulieren.

In unserem awork Aufgabenpaket empfehlen wir eine Inbox-Liste, um erstmal alle To-Dos zu sammeln. Am Ende eines jeden Tages oder einer Woche solltest du dir in Ruhe Zeit nehmen und die Aufgaben in Action Steps umformulieren bzw. zur Liste Action Steps hinzufügen. 

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Verschiedene Arten von Action Steps

Es gibt Action Steps, die nur du bearbeiten kannst. Aber vor allem bei größeren Projekten wirst du nicht drum herumkommen, Aufgaben zu delegieren. Neben den normalen Actions Steps gibt es für Teamleiter drei andere Arten von Action Steps:

  • Delegated Action Steps: Dies sind Aufgaben, die du an andere Personen delegiert hast. In awork kannst du dazu einfach die entsprechende Person zuweisen. Die Aufgabe bleibt weiterhin in deiner Action Steps-Liste und somit weiterhin in deinem Blickfeld.
  • Ensure Action Steps: Manche Action Steps wirst du formulieren, um sicherzustellen, dass etwas rechtzeitig erledigt wird. Ein Beispiel: “Sicherstellen, dass alle Grafiken rechtzeitig erstellt werden”.
  • Awaiting Action Steps: Hast du eine E-Mail geschrieben und wartest auf eine Antwort, um weiterarbeiten oder eine Aufgabe abschließen zu können? In solchen Fällen solltest du einen Awaiting Action Step formulieren. Dieser könnte z.B. so lauten: “Warte auf die Bestätigungsmail vom Kunden“.

References and Backburner

Neben den Action Steps gibt es noch zwei weitere zentrale Bestandteile der Produktivitäts-Methode: Die sogenannten References und Backburner. 

Zu den References gehören alle projektbezogenen Unterlagen, Info-Materialien, Recherchen, Links, Notizen usw. References wirst du immer mal wieder benötigen, wenn du an einem bestimmten Projekt arbeitest. In awork legst du References am besten in einer separaten Liste ab.

Backburner sind Dinge, die im Moment noch nicht umgesetzt werden müssen, aber vielleicht irgendwann mal relevant werden. Es können To-Dos sein, die du in der Zukunft erledigen möchtest oder Ideen von denen du noch nicht weißt, ob du sie überhaupt umsetzen möchtest. Auch für deine Backburner-Aufgaben kannst du am besten eine separate Liste in awork nutzen.

In a Nutshell: So funktioniert die Action Method in awork

Damit du die Action Method direkt in awork umsetzen kannst, haben wir ein passendes Aufgabenpaket erstellt. Das Paket funktioniert nach dem folgenden Prinzip:

  1. Nutze eine Liste, um alle neuen Aufgaben zu sammeln. Wir haben diese Liste Inbox genannt. 
  2. Am Ende jeden Tages (oder jeder Woche) solltest du deine Inbox-Liste durchgehen und den Task der Liste Action Steps, References oder Backburner zuordnen. Denk daran: Wenn du einen Task zur Liste Action Steps hinzufügst, solltest du den Task mit einem Verb beginnen, z.B. „Kreiere ein Mock-Up für…“.
  3. Die Listen References und Backburner solltest du regelmäßig durchgehen, aussortieren und updaten. 
  4. Den Aufgaben in der Liste Action Steps solltest du, wenn möglich, eine Deadline verpassen.
  5. Einige der Action Steps kannst du an dein Team delegieren. Denke hierbei daran ggf. einen Ensure Action Step zu formulieren.

Deine Action Steps kannst du nun abarbeiten. Im Prinzip kannst du die Methode für jedes kreative Projekt anwenden. Die Action Steps-Liste sollte dabei möglichst immer ganz oben im Projekt erscheinen. So kannst du dich immer auf die Aktionen konzentrieren, die gerade im Fokus stehen. 

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Worauf du bei der Umsetzung noch achten solltest

Damit die Methode bestmöglich funktioniert, solltest du dir nach jedem Meeting Zeit nehmen, um Action Steps zu formulieren. Wenn ihr die Methode im Team anwendet, kann man noch einen Schritt weitergehen und nach jedem Meeting feste Zeiten einführen (ca. fünf bis zehn Minuten), damit jeder Action Steps niederschreiben kann. Ihr könnt auch der Reihe nach durchgehen und jeder nennt kurz die Action Steps, die er oder sie aus dem Meeting mitgenommen hat. Umso stärker die Action Method in eurer Team-Mentalität verankert ist, desto öfter wird sie eingesetzt und bringt den gewünschten Effekt.

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