Aufgaben planen in awork – So nutzt du Aufgabenlisten für dein Projekt

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In aworks Projekt- und Aufgabenkonzept ist unsere jahrelange Erfahrung im Projektmanagement (500+ Projekte) und in der Entwicklung von Produktivitätstools (10.000+ aktive Nutzer) eingeflossen. Wir haben uns die Frage gestellt, wie ein Tool aussehen müsste, mit dem wir jedes unserer diversen Projekte perfekt organisieren könnten – und die Antwort einfach umgesetzt. In diesem Artikel geben wir einen kleinen Einblick in das Prinzip der Projektplanung mit awork.

Worum geht es eigentlich in der Projektplanung?

Den Workload eines Projekts zu strukturieren ist ein wesentlicher Teil der Projektarbeit bzw. der Projektplanung. Die Strukturierung und Planung der anstehenden Aufgaben hat dabei drei wesentliche Ziele:

  1. Den Workload für das Projektziel in einzelne Aufgaben herunterzubrechen, um so die eigentlichen Arbeitsschritte klar zu machen.
  2. Den Fortschritt während der Dauer des Projekts überwachen zu können, um es entsprechend zu steuern.
  3. Jedem Beteiligtem seine aktuellen und kommenden Aufgaben transparent zu machen.

Egal ob man mit agilen Techniken, klassischen Gantt-Plänen oder einfachen To-Do-Listen arbeitet, die Ziele bleiben die Selben.

Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass nicht jedes Projekt in einem Team gleich abläuft oder bearbeitet wird, obwohl man sein favorisiertes Vorgehen für ein Großteil der Projekte hat. Workflow-Tools, die dabei nur auf ein Kanban-Board setzen, reine Gantt-Planungs-Tools oder Ticketing-Systeme sind dadurch immer nur für einen Teil der Projekte tauglich und der Rest wird irgendwie “geexcelt” oder durch simple Aufgaben-Tools abgedeckt. Selten hat man einen ganzheitlichen Überblick über alle To-Dos und Projekte.

Als Software-Team mit eigener Beratung und einer großen Zahl an Kunden im Agenturbereich kennen wir die Themen und damit einhergehende Probleme nur zu gut. Genau aus diesem Grund schafft awork mit seinem einzigartigen Listen-System eine großartige Flexibilität, die es ermöglicht, jedes Projekt ganz nach den Vorlieben des Teams zu strukturieren – und dabei ist nicht gemeint, dass man einfach verschiedene Ansichten für seine Scharr an Aufgaben hat.

Die Power von Aufgabenlisten

In awork hast du die Möglichkeit für jedes Projekt beliebig viele Aufgabenlisten anzulegen. Eine einzelne Aufgabe kann dabei in mehreren Liste vorkommen, was das ganze so flexibel macht. Das war’s? Ja, fast. Jede dieser Listen kann jeder User beliebig für sich und seine Relevanz darstellen. Bspw. einfach ausblenden, wenn sie für mich nicht interessant ist oder als Kanban-Board darstellen, um den Fortschritt besser auf einen Blick greifen zu können.

Aber warum ist das so mächtig?

Das lässt sich am besten anhand von ein paar Beispielen festmachen, die das Prinzip und den großen Vorteil klar werden lassen. 🤓

Projektplanung mit awork in der Softwareentwicklung

Im Scrum arbeitet man in Sprints und pflegt ein Backlog. Für das Backlog legt man einfach eine Liste an, der Product Owner füllt diese und ordnet alle Aufgaben/ Stories entsprechend der Priorität. Beginnt ein Sprint, so legt das Scrum-Team oder der Scrum-Master eine weitere Liste an, mit der Sprint-Kennung. Der Sprint wird folgend mit den Stories des Backlogs der Prio nach gefüllt und die Tasks einfach in die Sprint-Liste verschoben. Für eine bessere Übersicht für das Scrum-Team und dem Scrum-Master, kann die Sprint-Liste als Board dargestellt werden. Ist ein Sprint abgeschlossen, wird die Liste mit dem alten Sprint automatisch ausgeblendet und eine nächste Sprint-Liste angelegt.

Nicht immer ist man ganz klassisch unterwegs im Scrum. Häufig gesehen und sehr beliebt ist beispielsweise die Aufteilung des Backlogs in Produkt-Features und Technologie-Themen. Hier können auch einfach zwei Backlog-Listen gepflegt werden. Auch Bug- oder Feedback-Listen sind hier nicht untypisch.

In unserem eigenen Prozess werden zudem oft Features zu kleineren Releases gebündelt, die manchmal über mehrere Sprints hinausgehen. Einfach eine Liste mit dem Release-Namen erstellen, Stories zu der Liste hinzufügen (ohne sie zu verschieben) et voilà, fertig ist die perfekte Übersicht über den Release-Fortschritt, neben dem eigentlichen Sprint-Boards.

Projektplanung mit awork beim Product-Roadmapping

Product Roadmapping ist eine Tätigkeit bei der es um die Sammlung, Bewertung und Strukturierung von Ideen oder konkreten Vorhaben geht. Hier hat jeder Produkt-Manager eigene Vorstellungen wie das am sinnvollsten für die eigenen Produkte erfolgen kann. Mit den Listen in awork lässt sich fast jede Präferenz sauber abbilden.

Eine einfache Möglichkeit ist bspw. die Pflege einer ganzheitliche Liste mit allen eingeplanten Vorhaben. Zusätzlich kann jedes dieser Vorhaben auch zusätzlich in separaten Liste für die verschiedenen Produktbereiche auftauchen, sodass man in den einzelnen Beriechen auch eine saubere Übersicht über die Themen hat.

Eine Ideen-Liste wird im Normalfall aus verschiedenen Quellen befüllt, wie beispielsweise Kundenanfragen, Umfragen, Ideen aus den eigenen Reihen usw. Wurden diese gescreent, können sie entweder in die Roadmap übernommen oder mit einem entsprechen Aufgaben-Status aussortiert werden.

Jedes Release kann ebenfalls durch eine Liste abgebildet werden, indem die Vorhaben dieser zugeordnet werden.

Tipp: Durch eine einfache Zapier Integration von einem Kundenfeedback-Portal, wie beispielsweise Zendesk, können neue Kunden-Ideen automatisch in den Ideen-Pool der Roadmap übertragen werden.

Projektplanung mit awork in Design-Projekten

Im Agenturbereich gerne anzutreffen ist eine Strukturierung des Auftrags in die einzelnen Deliverables (bspw. Texte, Grafiken, Produkt-Visualisierungen etc.), da diese häufig auch separat abgerechnet werden. Für jedes Deliverable kann in awork eine Liste angelegt werden und somit der gesamte Auftrag sauber in die einzelnen Bereiche aufgeteilt und damit überwacht werden. Darüber hinaus bietet sich oft noch eine Liste für Overhead-Tätigkeiten für den Projektleiter an. In dieser können Kundenkontakte, Abrechnung, Vorgespräche, Nachfragen, etc. geplant oder festgehalten werden.

Mit den Unteraufgaben in awork kannst du deine Aufgaben noch besser planen. So kann ein To-Do z.B. aus mehreren Unteraufgaben bestehen. Statt für jede Aufgabe einen neuen Task in awork anzulegen, kannst du Unteraufgaben in die jeweilige Aufgabe einfügen. In einem Designprojekt könnte sich die Gestaltung von neuen Facebook-Anzeigen so beispielsweise in die Schritte Ideenfindung, Texterstellung, Design und Verwaltung im Facebook-Ads-Manager aufgliedern. Unteraufgaben sind nicht nur super gut geeignet, um den Aufgabenfortschritt im Blick zu behalten, sondern auch sehr praktisch, wenn man mit mehreren Personen an einem To-Do arbeitet. In unserem konkreten Beispiel wären sowohl ein Designer, als auch ein Texter und Marketing Manager an der Aufgabe beteiligt.

Projektplanung mit awork bei Beratungsprojekten

In Beratungsprojekten lässt sich häufig eine Strukturierung in verschiedene Projektphasen antreffen. Häufig in eine Phasen-Struktur, wie beispielsweise: Kick-Off, Analyse, Konzeption, Aufbereitung, Abschluss. Auch hier erweisen sich die Listen nützlich und so lässt sich jede Phase in einer Liste abbilden und sauber der Projektfortschritt überwachen.

Projektplanung mit awork im internen Ticketing

Jedes Team hat interne Themen, die laufend aufkommen und abgearbeitet werden müssen. Sei es im Marketing das Optimieren von Werbe-Kampagnen, in der Entwicklung das Umsetzen von Ideen aus den Prozess-Retrospectives oder im Office Management das Organisieren von Material.

Die erste Intention wäre, wie in einem Ticketing-System, einfach jede Tätigkeit in eine große Liste zu schmeißen. Genau so könnte man es machen, muss man aber nicht. Häufig sehen wir einfach eine Aufteilung in verschiedene Prioritäten. Bspw. wird eine große Liste mit allen Themen gefüllt und zusätzlich eine Liste “diese Woche”. Dringende Themen werden einfach in diese Liste verschoben und den entsprechenden Personen zugeteilt.

Man kann auch einfach die große Liste aller gesammelten Aufgaben weglassen und teilt alle Themen in drei Listen ein: Prio Hoch, Prio Mittel und Ideenpool.

Auch gerne gesehen ist die Aufteilung in verschiedene Aufgabenbereiche oder sogar die Kombinationen daraus mit einer Prio-Liste. Bspw. für Werbe-Kampagnen eine Teilung in die verschiedenen Produkte oder die verschiedenen Marketing-Channels und eine Liste “diese Woche” oder “Prio A”.

Wiederkehrende Strukturen und Aufgaben per Knopfdruck

Hat man allerhand Projekte, die mehr oder minder gleich ablaufen, muss man in awork nicht für jedes Projekt immer wieder händisch die Listen und ggf. Standard-Aufgaben anlegen. Das Stichwort lautet Aufgabenpakete. aworks individuelle Aufgabenpakete sind vordefinierte Listen und Aufgaben in beliebiger Struktur. Diese können automatisch zu Projekten bei Erstellung oder Status-Erreichung hinzugefügt werden oder auch beliebig oft händisch in ein Projekt importiert werden.

Aus den oben genannten Beispielen lassen sich z.B. vordefinierte Templates für Scrum-Projekte anlegen und diese einfach in das Projekt importieren. Beispielsweise könnte ein Scrum-Bündel einfach aus den Listen Backlog, Sprint 1 und Bugs bestehen.

Mit den Aufgabenpaketen lassen sich auch Dienstleistungsprodukte abbilden bei denen immer gleiche Aufgaben und Abläufe anstehen. Ähnlich zu den Produkten können Aufgabenpakete auch einfach wiederkehrende Tätigkeitsblöcke abbilden oder Prozesse standardisieren. Zum Beispiel für interne Themen, wie Mitarbeiterbefragungen, die Planung der Weihnachtsfeier, das Anlegen des Quartalsreportings etc. Aber auch für externe Themen, wie beispielsweise Kunden-Angebote, Wartungsthemen, Checklisten für den Projektabschluss und die Abrechnung etc..

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!

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