Als Projektmanager mit awork den Überblick behalten

Das Team von ontiger media
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Ob Architektenbüro, Agentur oder Designer – awork unterstützt seine Nutzer in den unterschiedlichsten Bereichen, noch produktiver zu werden. Für uns ist es immer spannend herauszufinden, in welchem Büro oder in welcher Lebenslage awork genutzt wird. Aus diesem Grund unterhalten wir uns regelmäßig mit aktiven awork Nutzern, um genau das herauszufinden. Welche Funktion ist unverzichtbar? Wie sieht ein typisches awork Projekt aus?  

Diesmal haben wir uns mit Tommy Grimm von der Agentur ontiger media in Lüneburg unterhalten. Wir freuen uns, dass Tommy seine Erfahrungen mit uns teilen möchte.

Hallo Tommy, stellt euch doch erstmal kurz vor. Was macht ihr genau bei ontiger media?

ontiger media ist eine Agentur für Marketing und E-Commerce.
Unsere Hauptaufgabenbereiche liegen in der Entwicklung, Konzeption und Durchführung von individuellen und frischen Marketingkampagnen.


Mit unserer Spezialisierung im Pride Marketing, haben wir es uns zur Mission gemacht, Unternehmen nachhaltig dabei zu unterstützen, die LGBTIQ+ Community aufzubauen, Zeichen für die Toleranz und Akzeptanz zu setzen und Vorurteile abzubauen.

Unsere Kunden profitieren dabei nicht nur dadurch, dass sie die Community unterstützen und damit sozial engagiert sind sondern darüber hinaus auf sich aufmerksam machen und eine Zielgruppe sehr effektiv für sich gewinnen.

Wie habt ihr euch vor awork organisiert und warum habt ihr euch für Projektmanagement mit awork entschieden?

Vor awork haben wir uns mit etwaigen anderen Tools rumgeschlagen. Wobei das Problem war, dass nie alles an einem Ort und somit die Organisation selbst unorganisiert war.
Durch awork haben wir ein smartes Projektmanagement-Tool, das sich durch sein Design und seine Funktionalität herausragend bedienen lässt.

Wie genau plant ihre eure Aufgaben in awork? Habt ihr verschiedene Projekte mit vielen Listen und To-Dos? Kannst du uns dazu mehr erzählen?

Für verschiedene Abteilungen, wie zum Beispiel Grafikdesign, Social Media-Marketing oder die Webentwicklung erstellen wir unterschiedliche Listen, mit jeweils zugeordneten Aufgaben.
Damit erhalten wir eine strukturierte Übersicht, welche Abteilungen noch weitere Ressourcen benötigen und ob Aufgaben bereits abgearbeitet wurden. Durch diese Übersicht kann die Performance des Teams eingesehen werden.

Ein Tag mit euch in awork, wie fängt der an, wie endet er?

Jeder Tag fängt mit einer warmen Tasse Tee an. Als erstes steht dann im Programm für den Projektmanager das Eintragen aktueller, bestehender Aufgaben, in die awork Listen an. Anschließend werden die Aufgaben, im morgendlichen StandUp Meeting, kurz besprochen und koordiniert. Damit beginnt dann die eigentliche Arbeit, denn nun fängt das Team an, die Aufgaben über den Tag abzuarbeiten.

Gelegentlich kommen, im Tagesverlauf, noch weitere Punkte hinzu, die dann durch Prioritäten entweder sofort oder für den nächsten Tag eingeplant werden.

Am Ende des Tages überprüft der Projektmanager den Fortschritt und plant ggf. weitere Ressourcen für den nächsten Tag ein.

Als Projektmanager musst du immer den Überblick behalten, wie genau hilft dir awork dabei?

Durch die Übersichtlichkeit des Tools, ist es mir möglich, jederzeit zu überblicken, in welchem Fortschritt sich die Aufgaben befinden. Darüber hinaus ist es durch das Feature der Zeiterfassung möglich, zukünftig, für ähnliche Projekte und Aufgaben, präzisere Aufwandsabschätzungen zu treffen.

Mit awork immer den Überblick behalten - dann hat man auch mehr Zeit für andere Dinge
Mit awork immer den Überblick behalten – dann hat man auch mehr Zeit für andere Dinge

Da ihr viel auf Kundenprojekten arbeitet, interessiert uns, wie gut die Zusammenarbeit mit dem Kunden in awork funktioniert. Wie genau geht ihr da in awork vor?

Diesen Punkt vermissen wir aktuell noch etwas. Unser Wunsch wäre, die Funktion, einzelne Timelines der Projekte als Präsentation freigeben zu können, beispielsweise in Form eines Links, damit der Kunde jederzeit die Möglichkeit hat, das Projekt mitzuverfolgen.

Inwiefern spielt bei euch die integrierte Zeiterfassung eine Rolle? Wie erfasst ihr bei euch im Team die Arbeitszeit?

Bei jeder Aufgabe wird die Zeit erfasst, um unseren Kunden die geleisteten Arbeitsstunden, transparent offen legen zu können und um zukünftige Aufgaben präziser einschätzen zu können.

Good to know: Mit der neuen individuellen Zeitauswertung in awork hast du ab jetzt vielfältige Filter- und Gruppierungsoptionen, um aussagekräftige Zeitauswertungen zu erstellen. Deine individuellen Auswertungen können anschließend als Excel oder PDF heruntergeladen werden.

Bei uns wird von jeder, in awork bearbeiteten Aufgabe, die Arbeitszeit erfasst, um zwecks der stündlichen Abrechnung, möglichst transparent, geleistete Arbeitsstunden vorlegen zu können. Das ermöglicht zum einen die hohe Transparenz gegenüber dem Kunden, aber auch die Möglichkeit zukünftige ähnliche Aufgaben präziser einschätzen zu können.

Arbeitet das gesamte Team bei euch mit awork? Wie klappt die Kommunikation?

Bei ontiger arbeiten vor allem die Kreativabteilungen mit awork. Die Kommunikation läuft über Meetings, persönliche Gespräche, E-Mails, aber natürlich auch awork selbst, durch zum Beispiel die Kommentarfunktion.

Die Agentur ontiger media organisiert sich mit awork
Die Agentur ontiger media planen ihre Projekte mit awork

Nutzt ihr awork auch in euren Meetings? Und wenn ja, wie genau?

Mithilfe der Timeline werden in Meetings Aufgaben und Projekte besprochen und geplant, um eine direkte, visuelle Übersicht zu schaffen. Dabei werden in den Meetings einzelne Teilbereiche der Projekte besprochen und kommende vorausgeplant. Bereits erledigte werden nochmals besprochen, um unter anderem festzustellen, was vielleicht besonders gut, aber auch was weniger gut lief.

Was sind eure Lieblingsfunktionen und warum möchtet ihr sie nicht mehr missen?

Das Google Assistant-Feature ist für uns sehr komfortabel. Über Sprachfunktionen lassen sich bequem neue Projekte anlegen und planen. Dadurch wird nicht nur viel Zeit gespart, das Projektmanagement kann sich auch schneller auf wichtigeres konzentrieren.

Darüber hinaus bietet es uns die Möglichkeit – genauso, wie mit der awork App – jederzeit und überall neue Projekte anlegen zu können.

Welche Aufgabenpakete würden eurer Agentur und eurem Team die Arbeit noch zusätzlich erleichtern?

Gerade für die Entwicklung von Onlineshops und Designarbeiten sind Aufgabenpakete sehr nützlich. Für das Marketing, wie beispielsweise Pride-Kampagnen, ist es, aufgrund der Individualität einzelner Kampagnen, leider schwierig Aufgabenpakete zu nutzen. Wenn es dafür bereits kreative Ideen oder Lösungen gibt, würde uns das natürlich sehr freuen.

Wir sind immer auf der Suche nach tollen Produktivitätstipps – Was ist dein Geheimtipp um noch produktiver zu arbeiten?

Nach unserer Erfahrung ist die Zeitplanung extrem wichtig. Man sollte einen groben Ablauf des Tages planen und sich Deadlines setzen, damit man fokussiert an seinen Aufgaben arbeitet. Über den Tag können immer wieder Ereignisse dazwischen kommen, weshalb eine zu genaue Zeitplanung auch einen Negativ-Effekt auslösen kann.

Persönlich kann ich mich gut konzentrieren, wenn ich mich von den Klängen der App brain.fm leise beschallen lasse, weil ich damit ein ablenkendes Umfeld gut ausblenden kann.

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