Jetzt neu: Visuelle und projektübergreifende Teamplanung

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Nachdem sich die Timeline (unsere Version des Gantt-Charts) allgemeiner Beliebtheit erfreut, ergänzen wir nun die projektübergreifende Version. Mit der brandneuen Teamplanung kannst du Ressourcen über mehrere Projekte hinweg managen. 

Warum jeder Projektmanager diese Funktion kennen sollte und wie die Teamplanung in awork konkret funktioniert, das erfährst du in diesem Beitrag. 

Wozu braucht man eine projektübergreifende Teamplanung?

Als Projektmanager wirst du dich oft mit den folgenden zwei Fragen auseinander setzen müssen:

1. Wann läuft ein Projekt und gibt es wesentliche Überschneidungen mit anderen Projekten? 

2. Wie hoch ist die Auslastung im Team bzw. haben wir die Kapazität, um noch ein weiteres Projekt zu stemmen?

Die erste Frage wirst du dir stellen, da Überschneidungen zu anderen Projekten zu Engpässen im Team führen können. Vor allem in Hochzeiten, z.B. kurz vor wichtigen Meilensteinen oder Projektende, wird viel Kapazität gebraucht, um das (Etappen-) Ziel zu erreichen. Wenn parallel ein anderes wichtiges Projekt läuft und sich Deadlines überschneiden, können Ressourcen schon mal knapp werden. Schlimmstenfalls kann dein Team die Deadline nicht halten.

Die zweite Frage ist entscheidend, da du nur so herausfinden kannst, ob es überhaupt noch freie Kapazitäten im Team gibt. Wenn es in einem Projekt knapp wird, kannst du dein Team dann entsprechend umplanen. Auch andersrum solltest du eine Möglichkeit haben, rechtzeitig zu erkennen, ob einige Teammitglieder total überlastet sind.

Projektmanagement auf dem nächsten Level mit der brandneuen Teamplanung 

Mit der neuen Teamplanung in awork kannst du ab sofort genau diese Fragen beantworten. Dazu kannst du im neuen Feature zwischen der Projekt- und Team-Ansicht wechseln. In der Projektansicht kannst du alle Projekte einblenden, die für dich relevant sind. Damit ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob sich Projekte, Meilensteine oder wichtige Deadlines überschneiden. 

Kapazitäten projektübergreifend planen

Wenn du Überschneidungen erkennst, kannst du das Projekt mit einem einfachen Klick (auf den Pfeil neben dem Projekt) aufklappen. Du siehst dann zusätzlich alle Teammitglieder des Projekts und die Aufgaben, an denen sie über den Projektzeitraum hinweg arbeiten. So kannst du sicherstellen, dass Aufgaben bei parallel laufenden Projekten gleichmäßig verteilt sind und sich nicht bei einer Person anstauen. Auch überlappende Deadlines oder Meilensteine kannst du schnell identifizieren. 

Damit du auf solche Projekt-Konflikte schnell reagieren kannst, kannst du direkt in der Teamplanung neue Aufgaben hinzufügen, Aufgaben ändern oder andere Personen zuweisen. Aufgaben können auch ganz einfach per Drag-and-Drop verschoben werden.

Teamplanung inkl. Abwesenheiten und Auslastung 

Zusätzlich zur Projekt-Ansicht, kannst du in der neuen Teamplanung auch die Team-Ansicht auswählen. In der Team-Ansicht steht die personelle Auslastung im Fokus. Dazu kannst du im Gegensatz zur Projekt-Ansicht keine Projekte, sondern Teammitglieder einblenden.

Als übersichtliche Grafik wird der geplante Aufwand je Teammitglied dargestellt. So erkennst du freie Kapazitäten auf einen Blick. Ein rot-gefärbter Graph verdient deine Aufmerksamkeit. In diesem Fall wurde die maximale Auslastung (acht Arbeitsstunden pro Tag) erreicht oder überschritten. Weitere Infos dazu findest du auch in unserem Helpcenter.

Teamplanung inkl. Abwesenheiten und Auslastung

Mit einem Klick auf die jeweilige Person kannst du zusätzlich alle Projekte und Aufgaben, an denen ein Teammitglied arbeitet, einblenden. An dieser Stelle kannst du auch Abwesenheiten, wie z.B. krankheitsbedingte Ausfälle oder Urlaube einplanen. Dazu kannst du Abwesenheitszeiträume einfach per Drag-and-Drop in die Zeile einfügen. Wochenenden sind automatisch ausgeplant und in der Teamplanung entsprechend hervorgehoben.

Jetzt mit der Teamplanung starten

Die Teamplanung ist ab sofort verfügbar. In jedem Premium-Plan ist die Funktion standardmäßig enthalten. Wenn du awork in der kostenlosen Version nutzt, kannst das Feature für 14 Tage umsonst und ohne Risiko testen. Nach Ablauf der Testphase, kannst du dann entscheiden, ob du zu awork Premium upgraden willst. 

Falls du die kostenlose Testphase bereits in Anspruch genommen hast und die Funktion trotzdem erstmal testen willst, wende dich gerne direkt an uns.

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