Jetzt neu: Verbessertes Rechtemanagement in awork

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Je größer das Team, desto unterschiedlicher sind meist auch die Projektrollen. Wenn Freelancer und Kunden an bestimmten Projekten mitarbeiten, ergeben sich nochmal ganz neue Rollen und Verantwortlichkeiten. Für euer Projektmanagement-Tool bedeutet dies, dass ein Projektmanager ganz andere Zugriffsrechte benötigt, als ein Freelancer, der nur an einem Projekt beteiligt ist. 

In awork basieren diese Berechtigungs- und Projektrollen auf den Einstellungen, die du im sogenannten Rechtemanagement vornimmst. Dort definierst du, wer aus deinem Workspace an welchen Stellen Lese- und Schreibrechte erhält. Mit unserem letzten Update haben wir das Rechtemanagement komplett überarbeitet und erneuert. Das neue Rechtemanagement ist super übersichtlich und einfach zu bedienen.

Warum die Einstellungen im Rechtemanagement so wichtig sind und wie das neue Rechtemanagement in awork funktioniert, das erfährst du in diesem Beitrag.

Warum sind Projektrollen in awork so wichtig?

Stell dir vor, du bist Projektmanager in einem Unternehmen und wirst für dein nächstes Großprojekt mit mehreren externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Du wirst für dieses Projekt Freelancer beauftragen, mit Agenturen zusammenarbeiten und dir ein Übersetzungsbüro suchen. Darüber hinaus arbeiten noch einige deiner Teammitglieder an diesem Projekt mit. Damit die Zusammenarbeit reibungslos abläuft, arbeitet ihr alle gemeinsam in einem awork Workspace. Dort habt ihr alle Projektdaten, Termine und eure Kommunikation zu den einzelnen Aufgaben übersichtlich gebündelt.

Während die externen Dienstleister (erstmal) nur in diesem einen Projekt mit dir zusammenarbeiten, nutzt du awork für nahezu jedes Projekt in deinem Unternehmen. Deine Projektdaten haben natürlich nichts mit diesem einen Großprojekt zu tun und sollten dementsprechend auch nur für dich und ggf. dein Team sichtbar sein. 

Hinzu kommt, dass deine Teammitglieder ganz andere Anforderungen an die Zusammenarbeit in awork haben, als ein Freelancer, der dort nur seine To-Dos sieht und bearbeitet. All diese Einstellungen und Berechtigungen kannst du im Rechtemanagement von awork vornehmen. 

Der Unterschied zwischen Berechtigungs- und Projektrollen 

Die neue Rechteverwaltung in awork ist in drei zentrale Bereiche aufgeteilt: 

  • Die Berechtigungsrollen legen alle globalen Einstellungen fest. 
  • Über Projektrollen wird bestimmt, was ein User in einem bestimmten Projekt sehen und tun darf.
  • Und unter dem Abschnitt Zugewiesene Berechtigungen findest du eine Übersicht aller User und ihrer entsprechenden Berechtigungsrollen.

Berechtigungsrollen definieren global, über den kompletten Workspace und projektübergreifend, was ein User in awork sehen und machen darf (,z.B. ob der User neue Aufgabenpakete anlegen kann). Daneben gibt es Projektrollen, die alle Berechtigungen auf Projektebene festlegen (,z.B. ob der User neue Aufgaben anlegen kann oder er nur Einsicht in die Projekte erhält).

Um dir die Konfiguration zu erleichtern, stellt awork dir vordefinierte Rollen zur Verfügung. Natürlich kannst du diese vordefinierten Rollen auch anpassen oder komplett individuelle Rollen definieren. Die einzige Ausnahme ist der Admin, denn die Einstellungen der Admin-Rolle kannst du nicht bearbeiten.

Vordefinierte Rollen in awork

Aus unserer jahrelangen Erfahrung im Projektmanagement wissen wir, dass einige Projektrollen in fast jedem Team auftauchen. Obwohl jedes Team anders arbeitet und funktioniert, ist die Nutzung dieser Standard-Projektrollen in awork ab einer bestimmten Teamgröße sehr praktisch.

So gibt es in fast jedem Team Mitarbeiter, die Einsicht in alle Projekte, Daten und Einstellungen benötigen. Daneben gibt es Teammitglieder, die Einsicht und/ oder Zugriffsrechte für alle Projekte benötigen an denen sie arbeiten. Und meistens gibt es dann noch externe User, wie Freelancer oder Kunden, die Einblick in die Projekte haben sollten an denen sie beteiligt sind. In awork haben wir genau diese Rollen als Standard vordefiniert.

Wir haben die Projektrollen um eine farbliche Übersicht ergänzt, damit auf den ersten Blick deutlich ist, welche Berechtigungen die jeweilige Rolle beinhaltet. Grün steht dabei für alle Rechte, Gelb bedeutet, dass ein User nicht alles bearbeiten kann, Rot bedeutet, dass ein User in dem Bereich keine Rechte hat. 

Rollendetails

Über einen Klick auf die jeweilige Rolle, gelangst du zu einer detaillierten Rollen-Ansicht. Dort hast du einen genauen Überblick der Rechte und kannst jede einzelne Einstellung anpassen.

Grundsätzlich wird bei jeder Rolle zwischen Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeit unterschieden. Über die Berechtigungen wird festgelegt, auf welche Objekte ein User Zugriff hat und ob er diese bearbeiten oder nur lesen darf. Die Menü-Sichtbarkeit blendet Punkte aus dem Hauptmenü aus, sodass Benutzer diese nicht mehr erreichen können. Ausführliche Infos zu allen Rollen-Details findest du hier.

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