Jetzt neu: direkte Integration von Rechnungs-Tools

Awork New Feature Rechnungstools
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Alle fleißigen Rechnungssteller aufgepasst, dieses neue awork Premium-Feature werdet ihr lieben!

Zum Jahresende haben wir nochmal ein paar richtig coole neue Features für dich und dein Team entwickelt, die das Arbeiten in awork noch einfacher machen.

Ab jetzt kannst du deine erfassten Zeiten in awork direkt in eine Rechnung umwandeln lassen, bearbeiten und an deine Kunden verschicken. Wir haben ab jetzt drei Rechnungs-Tools in awork integriert, zwischen denen du wählen kannst. Da du deine Zeiten nur mit dem Premium-Feature individuell auswerten kannst, handelt es sich bei der Integration von Rechnungs-Tools ebenfalls um ein Premium-Feature. 

In diesem Beitrag erklären wir dir, was die neue Funktion in awork kann und wie sie funktioniert. 

Rechnungen erstellen mit awork

Mit dem awork Premium-Plan kannst du deine erfassten Zeiten nicht nur individuell auswerten, sondern ab jetzt auch direkt in Rechnung stellen. Wir haben drei Rechnungs-Tools integriert: 

Ab jetzt kannst du deine Zeiten mit dem neuen Feature direkt weiterberechnen

Verbinde dein awork mit dem Rechnungs-Tool

Die Voraussetzung ist, dass du zuerst eine Verknüpfung zwischen dem Tool und awork herstellst. Das geht über die API des Programms.

Wenn du Hilfe benötigst, dann schaue einmal hier in unserem Helpcenter-Artikel vorbei, dort haben wir alles zusammengefasst, was du benötigst, um den API-Token einzugeben und das Rechnungs-Tool mit deinem awork zu verknüpfen. Du findest den Link zum Einrichten der API auch in dem entsprechenden awork Fenster.

Verbinde awork mit einem Rechnungs-Tool
Verbinde awork mit einem Rechnungs-Tool

Eine Rechnung erzeugen

Über deine Zeitauswertungen (diese findest du im Menü auf der linken Seite unter Workspace) kommst du ganz einfach zu der Auswahl der Rechnungs-Tools. Alternativ kannst du auch über die Integrationen im awork Menü gehen und dort ein Rechnungs-Tool auswählen.

In deinen Zeitauswertungen hast du nun die Möglichkeit einen oder mehrere Filter auszuwählen, die du gerne ausgewertet haben möchtest. Anschließend klickst du auf das Dollar-Symbol und wählst Rechnung erstellen aus.

Nun öffnet sich ein extra Fenster, in dem du zwischen insgesamt drei Rechnungs-Tools wählen kannst.

Wähle eine existierende Rechnung aus oder erstelle eine neue Rechnung 

Wenn du eines der drei Rechnungs-Tools ausgewählt hast, öffnet sich ein weiteres Fenster, welches dir bereits eine kleine grafische Darstellung deiner abrechenbaren Zeiten bietet. 

Nun kannst du dich (je nach gewählter Integration) entscheiden, ob du eine bereits existierende Rechnung weiter bearbeiten oder ob du eine neue erzeugen möchtest. Für den Fall, dass du diese Integration das erste Mal ausprobierst wähle einfach die Option aus, in der du eine neue Rechnung erstellst. 

Je nachdem, welche Filter du in deiner Zeitauswertung gesetzt hast, bietet dir awork die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten der Positionen, die auf deiner Rechnung erscheinen sollen, an. 

Im nächsten Schritt kannst du der Rechnung einen Namen geben und einen Preis für deine abrechenbaren Stunden festlegen. Du hast an dieser Stelle auch die Möglichkeit weitere Positionen deiner Rechnung hinzuzufügen oder andere zu löschen. Außerdem kannst du die einzelnen Positionen ganz einfach per Drag-and-Drop sortieren und anordnen.

Im fünften Schritt kannst du dich entscheiden, ob deine Zeiten als abgerechnet markiert werden sollen oder ob du diesen Schritt einfach ignorieren möchtest. 

Deine Zeiten – deine Rechnung 

Mit dem Klick auf Rechnung erstellen wirst du anschließend zu dem entsprechenden Tool weitergeleitet. 

Nachdem du dich angemeldet hast, wird dir deine Rechnung, inklusive deiner Zeiten aus awork angezeigt. Hier hast du jetzt noch die Möglichkeit, einige Felder mit benötigten Informationen auszufüllen, wie z.B. den Kunden, das Rechnungsdatum oder den Betreff.

Wenn du eine neue Rechnung in awork erstellst, dann wähle einen sinnvollen Betreff, denn unter diesem Namen findest du diese Rechnung anschließend auch in deinem awork wieder. Das ist super praktisch, falls du die Rechnung nachträglich noch verändern und weitere Positionen und Zeiten ergänzen möchtest. 

Ganz wichtig: Erst wenn du deine Rechnung in dem Rechnungs-Tool speicherst, wird sie dir in deinem awork direkt als Rechnung vorgeschlagen, damit du sie aktualisieren kannst. Das funktioniert derzeit bei sevDesk und dem HQ.

Für wen ist dieses Feature interessant?

Im Prinzip ist diese neue Funktion für alle awork User von Vorteil, die ihre Zeiten weiterberechnen wollen.

Folgende Ausgangssituation: Du arbeitest mit deinem Team an der Erstellung einer neuen Website für einen Kunden. An diesem Projekt sind sowohl einige Junioren, aber zum Beispiel auch die Senior-Grafikerin beteiligt. Dies bedeutet, dass eure Zeiten unterschiedlich abgerechnet werden müssen, da eine Stunde von einem Senior teurer ist, als die eines Juniors. 

Der Kunde hat deine Firma möglicherweise nicht nur mit diesem einen Projekt beauftragt, sondern ihr entwickelt gleichzeitig auch noch eine neue Online-Marketing-Strategie für ihn. 

Da euch der Kunde nach Stunden bezahlt, werden von allen beteiligten Kollegen die Stunden auf die beiden Projekte erfasst. Dank der individuellen Zeitauswertung in awork kannst du dem Kunden eine Aufstellung der einzelnen Mitarbeiter oder der beiden Projekte zeigen. 

Mit dem neuen Rechnungs-Tool kannst du sowohl die Position als auch den Preis festlegen.

Mit dem neuen Feature kannst du dem Kunden nun auch direkt eine Rechnung aus den erfassten Zeiten pro Projekt zukommen lassen. Dazu musst du lediglich in den Zeitauswertungen die entsprechenden Filter setzen, die auf der Rechnung auftauchen sollen (filtere z.B. nach dem Projekt und nach den einzelnen Mitarbeitern) und kannst dann mithilfe eines der drei Rechnungs-Tools deine Zeiten weiterberechnen lassen. 

Besonders praktisch: Falls du mit dem Erstellen der Rechnung schon anfangen willst, das Projekt aber noch nicht abgeschlossen ist, kannst du die Rechnung einfach in awork abspeichern und später wieder auf diese zurückgreifen und weiter bearbeiten (derzeit nur im HQ und sevdesk).

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