Fox-Release: Mehrere Bearbeiter*innen auf eine Aufgabe besetzen

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Auch im September darfst du dich über ein paar brandneue Updates freuen! Vorhang auf für das neue awork Release (Codename Fox 🦊).

Mit diesem Release widmen wir uns einer der am meisten angefragten Funktionen der letzten Monate: Ab jetzt kannst du mehrere Bearbeiter*innen auf eine Aufgabe besetzen. Es liegt uns am Herzen, nicht nur geballtes Expert*innenwissen und eine große Portion Joy of Work in die neuen Features zu stecken, sondern auch das Feedback aller User*innen in die Weiterentwicklung von awork einfließen zu lassen. 

In diesem Blogbeitrag stellen wir dir alle Neuerungen vor. Wir wünschen dir viel Freude beim Entdecken der neuen Updates!

Passend zum Fox-Release wurde wieder ein neues Easter Egg in awork versteckt. Finde den Fuchs, sende uns als Erste*r eine Mail und freu dich über eine coole Überraschung!

Kleiner Tipp: Du willst den tanzenden Fuchs erblicken, dann musst du auf seinen Emoji klicken!

Multi-Zuweisung

Lass uns starten mit der größten Neuerung dieses Releases, der Multi-Zuweisung! Ab jetzt kannst du mehrere Bearbeiter*innen einer Aufgabe zuweisen. Das ist praktisch für alle Fälle, in denen verschiedene Teammitglieder gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten. 

Beispiel gefällig? Bei jedem awork Release sind verschiedene Personen an der Aufgabe Entwicklung von Feature XY beteiligt: Ein Konzept für die Funktion muss erstellt werden, das Design der Funktion muss festgelegt werden, Entwickler*innen müssen das Konzept umsetzen, diverse Feedbackschleifen wurden durchgeführt. Viele dieser Schritte finden parallel statt. Für jeden Bereich können dank des neuen Updates mehrere Personen auf dieselbe Aufgabe besetzt werden. Durch die Zuweisung als Verantwortliche*r behält jede Person die Aufgabe im Blick, indem der Task in der eigenen To-Do-Liste auftaucht.

Ab jetzt kannst du mehrere Bearbeiter*innen einer Aufgabe zuweisen.

Ein anderes Beispiel: In deinem Team wird eine Marketing-Strategie geplant. Dazu erstellst du eine neue Aufgabe mit dem Namen Zielgruppe bestimmen und besetzt drei deiner Kolleg*innen auf diese Aufgabe: Lucas ist für die Zielgruppen-Recherche zuständig, Anna übernimmt die Wettbewerbsanalyse und Tobias entwirft die finalen Personas. Das bedeutet: Alle drei können parallel mit der Aufgabe starten und sie bearbeiten. Alternativ müssten die drei sich die Aufgabe nach jedem Step gegenseitig zuweisen – das macht Sinn, wenn die Schritte nacheinander abgearbeitet werden. Wenn Teammitglieder parallel an einer Sache arbeiten, ist die Multi-Zuweisung der way to go.

Wichtig: Bei bestehenden Workspaces muss die Multi-Zuweisung zunächst aktiviert werden, bevor sie genutzt werden kann. Bei neu angelegten Workspaces ist die Multi-Zuweisung automatisch aktiviert.

An- und Ausschalten der Multi-Zuweisung

Der Admin eines Workspaces kann die Multi-Zuweisung in den Einstellungen unter Allgemeines mit einem Klick aktivieren. In manchen Fällen kann hat auch die Limitierung auf eine Person bei der Aufgabenbesetzung Vorteile – je nach Use Case und Workflow. Zum Beispiel hat bei der Single-Zuweisung nur die besetzte Person “den Hut auf” und ist voll für die Aufgabe verantwortlich. Sollte dein Team klassische Projektmanagement-Methoden nutzen oder in einem Workflow arbeiten, bei dem nacheinander an einer Aufgabe gearbeitet wird, kann das der bessere Weg sein.

Beide Möglichkeiten – die Limitierung auf ein*e Bearbeiter*in oder die Multi-Zuweisung – haben ihre individuellen Vor- und Nachteile, daher sollte die Entscheidung für eine der Möglichkeiten auf eurer Teamstruktur und der täglichen Arbeitsweise basieren. 

Wie funktioniert die Multi-Zuweisung in awork?

  • Wenn du eine Aufgabe mit mehreren User*innen erstellen möchtest, kannst du das wie bisher über den Plus-Buttton oben rechts auf dem Dashboard oder in deinen Aufgabenlisten machen. Klicke einfach auf Neue Aufgabe, lege bei der Auswahl der Bearbeiter*innen die gewünschten Personen fest und füge nach Wunsch weitere Informationen wie Projekt, Tags oder Budget hinzu.
  • Auch Quick Tasks können mit mehreren User*innen besetzt werden, indem du sie einfach nacheinander auswählst. 
  • Wenn du auch dich selbst auf die Aufgabe besetzen willst, findest du bei der Userauswahl den Button Mich hinzufügen
  • Falls du vorher mehrere Personen ausgewählt hast und diese alle löschen möchtest, musst du das nicht manuell tun, sondern klickst bei der Userauswahl der Aufgabe einfach auf den Button Alle entfernen.  
  • Wenn du von mehreren ausgewählten Personen nur eine löschen möchtest, kannst du sie in der Userauswahl der Aufgabe über das Kreuz rechts neben jedem User entfernen. 
  • In der Teamplanung wird die Kapazität auf alle User*innen aufgeteilt. Wenn z.B. drei Personen an einem Task arbeiten, dann bekommt jede*r dieser User*innen ein Drittel der Kapazität zugeteilt. 
  • In der Board-Ansicht kannst du jetzt über den Filter Group by User auch nach Usern gruppieren. Dabei werden dir alle Tasks angezeigt, die den jeweiligen Usern zugewiesen sind. 
  • An der Multi-Zuweisung über die Automatisierungen arbeiten wir aktuell noch. Diese Funktion wird zeitnah ergänzt.

Vorschau deiner Projektvorlagen

Du arbeitest mit den awork Projektvorlagen? Die neue Vorschau für deine Projektvorlagen ermöglicht es dir, alle Einstellungen übersichtlich gebündelt in der Vorschau anzusehen – zum Beispiel Projekt- und Aufgabenstatus, Tags, Automatisierungen und vieles mehr! 

Durch einen Klick auf das Augen-Icon bei der Auswahl der Projektvorlagen, kann du dir eine Vorschau der Vorlage anschauen. Hier siehst du welche Einstellungen und Inhalte die Vorlage auf dein Projekt anwenden wird.

Mit der Vorschau für Projektvorlagen kannst du dir alle Einstellungen übersichtlich gebündelt in der Vorschau anzeigen lassen.

Aufgaben einer Liste löschen

Ab jetzt ist es viel einfacher eine Liste samt aller enthaltenen Aufgaben zu löschen. Klicke dazu auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Liste und auf Liste löschen. Dort kannst du fortan zwischen den Optionen nur die Liste löschen, Liste und Aufgaben löschen oder Liste, Aufgaben und erfasste Zeiten löschen wählen.

Sonstige Verbesserungen

  • awork App-Nutzer aufgepasst: Wir haben die Mobile-Funktionen in der awork App verbessert. Die Kommentare sehen jetzt also genauso aus, wie in der Web-App und Reaktionen auf Kommentare sind deutlich zuverlässiger. 
  • Wenn du awork Listen als Excel-File exportierst, enthalten diese jetzt zwei neue Spalten: das Budget und die Projektverantwortliche*n. 
  • Mit der neuen Automatisierung weiß dein Team direkt Bescheid, dass neue Aufgaben anstehen: Wenn du eine neue Aufgabe erstellst, können automatisch alle Beobachter*innen dieser Aufgabe per Mail benachrichtigt werden. Den Inhalt der Mail kannst du im Vorhinein einmalig festlegen. So sparst du dir viel Zeit und Aufwand, wenn du neue To-Dos anlegst. 
  • Neu ist außerdem die Auto-Option bei den Projektvorlagen: Wenn du ein Projekt anlegst, wird dieses automatisch abrechenbar – abhängig davon, ob du bestimmte Kunden ausgewählt hast oder nicht. 
  • Neu ist auch die 10-Stunden-Limitierung für die Zeiterfassung. Die Funktion ist grundsätzlich abgeschaltet, kann aber bei Bedarf in den Einstellungen aktiviert werden. 
  • Last but not least haben wir die Ladezeit in den Zeitauswertungen und die Berechtigungen verbessert

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