5 Homeoffice-Learnings für die Zusammenarbeit im Team

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Aufgrund der Corona-Krise arbeiten viele von uns aktuell (noch) im Homeoffice. Wir haben die awork User gefragt, was die größte Hürde bei dieser Umstellung für sie war. Eine der häufigsten Antworten: die Zusammenarbeit im Team kommt zu kurz.

Viele Teams haben zwar (vorerst) eine Lösung gefunden, auch digital zusammenzuarbeiten, doch wie schafft man es die Abstimmung und den kreativen Austausch auch in einem verteilten Team aufrecht zu erhalten?

Wir haben 100 awork User nach den größten Hürden bei der Umstellung auf das Homeoffice befragt.

Auch das awork Team arbeitet seit Wochen aus dem Homeoffice. Einige unserer Teammitglieder haben bereits vor Corona regelmäßig von zuhause gearbeitet. Erfahrungen in Sachen digitale Teamorganisation und die notwendige technische Infrastruktur waren also vorhanden.

Das gesamte Team remote zu organisieren war trotzdem eine ungewohnte Situation. Nun ist einige Zeit vergangen und die anfangs neuen Arbeitsabläufe werden langsam zur Routine. 

Gemeinsam in die Woche starten

Seit der Umstellung auf das Homeoffice hat unser Marketing-Team ein zusätzliches Weekly-Kick-Off eingeführt und startet nun jeden Montag gemeinsam in die Woche. Im Büro findet das Team-Meeting normalerweise nur am Ende der Woche statt.

Wenn man am selben Ort arbeitet, tauscht man sich auch unter der Woche öfter aus. So bekommt man ganz nebenbei mit woran jeder gerade arbeitet. Auch spontane Zusammentreffen zu einem kurzen Team-Update sind keine Seltenheit. Wenn aber jeder zuhause sitzt, verliert man deutlich schneller aus den Augen, was die anderen die Woche über tun.

Dank dem Weekly-Kick-Off weiß jeder direkt, welche To-Dos im Team anstehen. Es wird auch direkt abgestimmt, wer was erledigt und an welchen Themen man gemeinsam arbeitet. Und natürlich ist ein gemeinsamer Wochenstart auch super für das Team-Feeling.

Tägliche Update-Meetings einführen

Damit der gegenseitige Austausch auch in den anderen Teams nicht zu kurz kommt, haben unsere Kollegen z.T. auch kurze tägliche Meetings eingeführt. Unser Development-Team arbeitet nach der Scrum-Methode. Auch remote trifft es sich weiterhin zum Daily Scrum.

Seit der Umstellung auf das Homeoffice hat auch der Support ein tägliches Team-Meeting eingeführt. Auch wenn man nicht wie gewohnt am selben Ort arbeitet, können so komplexe Themen direkt zentral besprochen werden. Für das Sales-Team gehören der morgendliche Check-In und der abendliche Check-Out mittlerweile zum Homeoffice-Alltag.

Der tägliche Austausch muss keineswegs lange dauern.

Schon 10 bis 15 Minuten reichen aus, um Aufgaben zu verteilen, sich gegenseitig über den Fortschritt auszutauschen und Unklarheiten zu klären. Das ist nicht nur super für das Team-Gefüge sondern spart sogar Zeit. Die zentrale Abstimmung verhindert, dass To-Dos unter den Tisch fallen oder Themen doppelt besprochen werden. 

Chats richtig nutzen

Communication is key – das gilt vor allem für die Zusammenarbeit im Homeoffice. Nicht immer ist dazu ein Video-Call nötig. Zur internen Teamkommunikation nutzen wir das Chat-Tool Slack. Seit der Umstellung auf das Homeoffice sind bestimmte Funktionen besonders wichtig geworden, um auch remote reibungslos zusammenzuarbeiten.

Über die Slack-Integration können wir einen Channel direkt mit dem jeweiligen awork Projekt verbinden. Alle Ereignisse in awork werden so direkt im Slack-Channel angezeigt.

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Für schnelle Absprachen zwischen den Teams nutzen wir themenbezogene Channel. Wenn der Support dort beispielsweise eine Frage stellt, werden unsere Entwickler direkt benachrichtigt und können schnell reagieren.

Auch wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam ein Thema bearbeiten, richten wir dafür einfach einen separaten Channel ein. So werden Fragen zentral geklärt, obwohl jeder zuhause sitzt. Zudem ist die Kommunikation für alle übersichtlich dokumentiert.

Durch die vermehrte Nutzung von Chats im Homeoffice ist man oft in viele Diskussionen verwickelt. Für bestimmte Themen ist jedoch Fokus gefragt. Um ohne Ablenkung zu arbeiten, sollte man nicht nur den eigenen Status auf Abwesend zu stellen, sondern auch die Chat-Benachrichtigungen vorübergehend pausieren.

Mit Status mehr Transparenz schaffen

Für eine produktive Zusammenarbeit im Homeoffice ist Transparenz das A und O. Dazu gehört auch zu wissen, wer gerade verfügbar ist und wer nicht. Seit der Umstellung auf das Homeoffice hat unser Team begonnen die Status-Funktion in Slack noch intensiver zu nutzen.

Zum Beispiel haben wir bestimmte Status vordefiniert. So kann man den eigenen Status mit einem Klick auf “In a meeting” oder “Lunch” umstellen. Man sieht direkt, wer gerade verfügbar ist und erspart sich so ungeduldiges Warten auf eine Antwort.

Wenn jemand länger abwesend ist aufgrund von Urlaub oder Krankheit, weiß das gesamte Team direkt Bescheid.

Für noch mehr Transparenz im Homeoffice ist es auch hilfreich, Zeiten direkt auf bestimmte Aufgaben zu erfassen. Unser Team nutzt dafür natürlich awork. So kann man selbst besser einschätzen, wie zeitintensiv einzelne Aufgaben sind.

Außerdem hat man dank der individuellen Zeitauswertungen einen Überblick darüber wer wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. So bleibt die Kapazität der Teammitglieder auch im Homeoffice transparent. 

Klare Agenda für Meetings aufstellen

Uns ist aufgefallen, dass viele unserer Teams Meetings seit der Umstellung anders gestalten. Im Homeoffice finden Meetings seltener spontan statt, was eine genauere Planung und bessere Vorbereitung ermöglicht.

Das Onboarding-Team beispielsweise sammelt nun bereits vorab zentral die zu besprechenden Themen. So kann sich jeder vor dem Meeting Gedanken dazu machen und ist besser vorbereitet. Bereits während des Meetings werden dann alle relevanten Informationen ausgetauscht.

Die Kommunikation in remote Meetings ist fokussierter und zielorientierter.

Offen gebliebene Fragen können nicht wie im Büro im Anschluss beim kurzen Gespräch an der Kaffeemaschine besprochen werden. Dazu müsste im Homeoffice ein neuer Video-Call eingeplant werden. Die klare Agenda hilft also auch dabei das Meeting auf das Wesentliche zu beschränken und die Zeit möglichst effizient zu nutzen. 

Was kommt eigentlich nach dem Homeoffice? 

Bei uns klappt die Zusammenarbeit mittlerweile auch im Homeoffice reibungslos. Warum also nicht ganz auf remote umstellen? Von unserem Office werden uns (zumindest in absehbarer Zukunft) trotzdem nicht trennen.

Homeoffice bleibt jedoch eine Option, wie auch schon vor der Corona-Krise. Durch die Umstellung haben wir einige Erfahrungen gemacht, die uns dabei helfen die Zusammenarbeit im Team zukünftig noch besser zu gestalten. 

Was wollen wir auch im Büroalltag beibehalten?

  • Regelmäßige Team-Updates: Die Umstellung aufs Homeoffice hat noch deutlicher gemacht, wie wichtig der regelmäßige Austausch im Team ist. Die gegenseitige Abstimmung ist nicht nur effizient, sondern auch super für das Team-Feeling. Für eine noch produktivere Zusammenarbeit bleiben Team-Updates auch im Büro ein fester Bestandteil – sei es als Weekly-Kick-Off, abendlicher Check-Out oder Daily Scrum.
  • Effiziente Kommunikation: Auch nach der Rückkehr ins Büro werden wir Chats vermehrt nutzen.  So wird man seltener durch Zwischenfragen aus dem Konzept gebracht. Mehr Leute können sich an Diskussionen beteiligen und Absprachen sind für alle einsehbar dokumentiert. Ein weiteres Learning: Push-Benachrichtigungen ausschalten, um für einen bestimmten Zeitraum ohne Ablenkung zu arbeiten. Auch die fokussierte Kommunikation durch eine klare Agenda in Meetings werden wir im Office weiterhin beibehalten. 
  • Noch mehr Transparenz: Auch nach der Corona-Krise soll jeder Bescheid wissen, ob jemand im Büro ist, remote arbeitet oder Urlaub hat. Auch im Büroalltag werden wir den eigenen Slack-Status weiterhin pflegen. Auch die Zeiterfassung auf Aufgaben werden wir weiterführen, um die eigene Kapazität transparent zu machen und To-Dos im Team besser verteilen zu können. 

Obwohl das Homeoffice viele Vorteile mit sich bringt, freuen wir uns schon darauf das Team wieder täglich im Büro anzutreffen. Unabhängig davon, ob jeder zu Hause arbeitet oder man gemeinsam im Büro sitzt, eins steht fest: Teamwork makes the dream work!

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