Projektplan erstellen – Aufbau & Beispiele

Deinen Projektplan ganz einfach mit awork erstellen
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Die Erstellung eines Projektplans ist eine der wichtigsten Methoden des Projektmanagements. Denn dieses zentrale Element bündelt sämtliche Pläne und Aufgaben, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes wichtig sind.

Das Ziel eines Projektplans: Übersichtlichkeit! 

Durch den Projektplan wird die Komplexität deines Vorhabens deutlich reduziert. In diesem Beitrag erfährst du, wie du selbst einen sinnvollen Projektplan erstellen kannst (inklusive Beispiel) und welche Software dich dabei unterstützen kann.

Definition: Was ist ein Projektplan? 

Obwohl der Begriff des Projektplans weit verbreitet ist, ist dieser nicht klar festgelegt. Der Projektplan wird vom Projektmanager zu Beginn eines Prozesses erstellt. Je nachdem wie umfangreich das Projekt ist, kann dieser Plan mehr oder weniger detailliert gestaltet werden. Das Entscheidende ist eine klare und verständliche Struktur.

Gut zu Wissen: 5 Projektmanagement-Methoden, die jeder kennen sollte >Jetzt lesen!

Projektstrukturplan oder Projektplan? 

Mit dem Begriff des Projektplans kann sowohl ein Projektstrukturplan als auch ein Projektablaufplan gemeint sein.

Der Projektstrukturplan (PSP) beinhaltet die vollständige Darstellung aller Bestandteile eines Projektes. Dafür wird das Vorhaben hierarchisch in Teilprojekte und Aufgaben heruntergebrochen. Der Projektstrukturplan stellt auch die Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen des Projektes dar, jedoch nicht den zeitlichen Ablauf. 

Ergänzt du diesen Plan durch eine Zeitachse, sprechen wir von einem Projektablaufplan (PAP). Dieser beinhaltet außerdem definierte Termine für den Start und das Ende des Projekts. Der Projektablaufplan kann zudem durch Meilensteine ergänzt werden. 

Ein Projektplans braucht eine klare und verständliche Struktur.
Das Entscheidende beim Erstellen eines Projektplans ist eine klare und verständliche Struktur.

Projektplan erstellen 

Für die Erstellung deines Projektplanes gehst du am besten Schritt für Schritt vor. Eine hilfreiche Herangehensweise ergibt sich aus den 7-W-Fragen, die du vermutlich schon aus dem Projektmanagement kennst.

Hast du alle dieser sieben Fragen beantwortet, steht deinem Projektplan nichts mehr im Weg. 

Die 7 W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Wann? Wie viel?

  • Wo stehen wir im Projekt?

Betrachten wir zu Beginn die Ausgangssituation deines Projektes. Hast du in der Vergangenheit bereits ähnliche Projekte geplant und durchgeführt? 

Prüfe, ob du bestimmte Elemente, Abläufe oderVorlagen übernehmen kannst. Welche Informationen sind bereits vorhanden und welche fehlen noch, um mit der Durchführung des Projektes zu beginnen?

  • Warum soll dieses Projekt durchgeführt werden?

Diese Frage ist sehr wichtig und wird dennoch oft vernachlässigt. Mit welchem (wirtschaftlichen) Nutzen rechnest du bei diesem Projekt? Wann lohnt sich die Investition (Return on Investment)? Welche Chancen bietet dieses Projekt?

Durch die Beantwortung dieser Fragen kannst du verhindern, dass sinnlose Projekte angestoßen werden. Ist der Nutzen hingegen klar, so hilft dir diese Betrachtung auch in schwierigen Phasen, um andere für dein Projekt zu begeistern.

  • Was wollen wir in diesem Projekt erreichen?

Um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, ist es notwendig, dass alle Beteiligten wissen, welches Projektziel festgelegt wurde. Je eindeutiger und messbarer, desto besser!

Im Gegenzug sollte auch klar sein, welche Ziele mit dem Projekt nicht verfolgt werden. Wurde diese Frage eingehend betrachtet und beantwortet, ist es viel leichter während des Projektmanagements bei Schwierigkeiten nachzusteuern. 

  • Wer ist an diesem Projekt beteiligt?

An diesem Punkt der Erstellung des Projektplans erarbeitest du, wer mit diesem Projekt in Verbindung steht. Welche Personen sind am Projekt beteiligt und welche Rollen sollen die einzelnen Teammitglieder übernehmen?

Hier solltest du außerdem prüfen, ob es weitere interessierte oder betroffene Parteien gibt und wie diese berücksichtigt werden können. Lege außerdem Regeln für die Zusammenarbeit im Team fest.

  • Wie wird dieses Projekt strukturiert

Inzwischen bist du schon bei dem inhaltlichen Teil deines Projektplans angekommen – jetzt geht es ans Eingemachte! Welche Aufgaben beinhaltet das Projekt? Welche Risiken können den Erfolg des Projekts gefährden und mit welchen Maßnahmen kannst du diese Risiken mindern?

  • Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?

Oft wird von einem Auftraggeber auch direkt ein Projektendtermin vorgegeben, bei internen Projekten sollte dieser selbst festgelegt werden. Zusätzlich kannst du an dieser Stelle das Projekt in unterschiedliche zeitliche Etappen und Meilensteine aufteilen. Lege beispielsweise fest, wann wichtige Teilziele erreicht werden sollen. 

  • Wie viel darf das Projekt kosten?

Auch die letzte W-Frage zur Erstellung deines Projektplans darfst du natürlich nicht vernachlässigen. Hier geht es um das Thema Ressourcen und wie viel diese kosten dürfen. Kalkuliere, wie viel Aufwand durch die einzelnen Arbeitspakete entsteht.

Wie soll das Budget aufgeteilt werden und welche Gesamtkosten ergeben sich daraus? Auch die Projektkosten werden oft schon vom Auftraggeber vorgegeben, woraus dann die (interne) Kostenplanung resultiert. 

Projektplan in awork erstellen

Der richtige Aufbau eines Projektplanes 

So viel zum Inhalt und der Basis eines Projektplans: Zeit für den Aufbau. Charakteristisch für den Aufbau eines Projektplans ist, dass alle Elemente hierarchisch gegliedert werden. Ein Projekt besteht aus Teilprojekten, welche wiederum aus Arbeitspaketen bestehen, die aus Teilaufgaben zusammengesetzt sind.

Alle Bestandteile des Projektes werden in einer Art Baumstruktur angeordnet. 

Projektplan erstellen – Beispiel

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Stell dir vor, du möchtest eine größere Veranstaltung planen, um mit deinen Kollegen einen wichtigen Meilenstein zu feiern. Dem Projekt „Team-Event organisieren“ sind unter anderem die Teilprojekte Location, Catering und Ablauf planen untergeordnet.

Zum Teilprojekt Location gehören beispielsweise die Arbeitspakete RechercheBuchung und Vorbereitung / Dekoration. Und dem Arbeitspaket Recherche sind zum Beispiel die Aufgaben Angebote einholen und Verfügbarkeiten abfragen untergeordnet.

Auch interessant: Projektmanagement für Teams: Worauf kommt es wirklich an? >Jetzt lesen!

Projektablaufplan mit Gantt-Diagramm

Bleiben wir bei dem Projektplan-Beispiel Team-Event organisieren. Während du bisher nur die Struktur der vorhandenen Elemente der Projektplanung dargestellt hast, fehlt jetzt noch eine zeitliche Einordnung. Ansonsten wäre die Gefahr groß, dass das Event aufgrund von fehlender Vorlaufzeit ins Wasser fällt. Du brauchst also auch einen Projektablaufplan (siehe oben).

Besonders weit verbreitet ist die Darstellung eines Ablaufplans als sogenanntes Gantt-Diagramm. Dieses wurde Anfang des letzten Jahrhunderts von Henry Gantt entwickelt.

Bei einem Gantt-Diagramm wird die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken dargestellt. Die Anordnung dieser Balken auf einer horizontalen Zeitachse definiert den Beginn und das Ende einer Aufgabe. 

Beim Projektplan als Gantt-Diagramm wird die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken dargestellt.
Bei einem Projektplan als Gantt-Diagramm wird die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken dargestellt. Zusätzlich können Meilensteine und Abhängigkeit zwischen den Aufgaben dargestellt werden.

Projektplan in awork erstellen 

Erstelle zunächst einen Projektstrukturplan, indem du alle Bestandteile deines Projektes in awork eingepflegst. Dabei gehst du am besten hierarchisch vor. Lege in deinem awork Projekt zunächst eine Liste für jedes Teilprojekt an. Dieser fügst du dann die zugehörigen Aufgaben hinzu für welche du wiederum Unteraufgaben definieren kannst.

Um einen Projektablaufplan zu erstellen, wechselst du von der Listen-Ansicht in die Timeline. Diese stellt alle Aufgaben deines Projektes im Zeitverlauf dar – wie ein Gantt-Chart, nur noch besser.

Die Timeline eignet sich perfekt zur visuellen Zeitplanung.

Aufgaben, für die du bereits ein Start- und Enddatum festgelegt hast, werden automatisch in der Timeline dargestellt. Ungeplante Aufgaben kannst du einfach per Drag-and-Drop an die entsprechende Position ziehen.

Besonders praktisch: Damit deine Planung nicht unnötig lang wird, kannst du in awork mehrere Tasks in einer Zeile darstellen.

Definiere nun Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, damit klar ist, welche Dinge zuerst zu bearbeiten sind. Abschließend kannst du mit einem Klick auf das jeweilige Datum noch wichtige Meilensteine ergänzen. So einfach war das Planen von Projekten noch nie!

Projektplan direkt in awork ausprobieren

Fassen wir zusammen:

Auf den ersten Blick erscheint es vielleicht sehr komplex, einen Projektplan zu erstellen. Dennoch wird dir dieser Plan viel Zeit und Ärger beim Projektmanagement ersparen.

Nimm dir Zeit für die 7-W-Fragen (Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?) und verschriftliche alle Projekt-Elemente strukturiert und vollständig, bestenfalls in einem Projektmanagement-Tool. Integriere eine Zeitachse und definiere Meilensteine. 

Lass dich dabei von einer cleveren Software wie awork unterstützen und deinem erfolgreichen Projekt steht nichts mehr im Weg!

Projektplan erstellen – FAQs

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan bündelt alle Pläne und Aufgaben, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes wichtig sind. Die vollständige Darstellung aller Projektelemente und deren Beziehungen wird als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet. Ein Projektablaufplan (PAP) beinhaltet zusätzlich den zeitlichen Ablauf. 

Wie ist ein Projektplan aufgebaut?

Ein Projektplan beinhaltet alle Bestandteile des Projektes. In der Regel besteht ein Projekt aus Teilprojekten, welche wiederum aus Arbeitspaketen bestehen, die aus Teilaufgaben zusammengesetzt sind. Die einzelnen Elemente werden im Projektplan hierarchisch gegliedert, sodass eine Art Baumstruktur entsteht.

Warum ist ein Projektplan sinnvoll?

Durch den Projektplan ist die Komplexität deines Vorhabens deutlich reduziert. Er stellt alle Bestandteile eines Projektes übersichtlich dar und schafft so eine klare und verständliche Struktur. Das spart viel Zeit und Ärger beim Projektmanagement.

Wie erstelle ich einen Projektplan?

Verschriftliche alle Projekt-Elemente strukturiert und vollständig. Gehe dabei am besten hierarchisch vor und orientiere dich an den 7-W-Fragen (Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?). Wenn du alle Projekt-Bestandteile dargestellt hast, kannst du eine Zeitachse integrieren und Meilensteine definieren.

Mit welcher Software erstelle ich einen Projektplan?

awork bietet smarte Funktionen, die dich beim Erstellen deines Projektplans unterstützen. Du kannst alle Projekt-Elemente in Listen, Aufgaben und Unteraufgaben abbilden und hierarchisch strukturieren. Zur visuellen Zeitplanung eignet sich die awork Timeline. Dabei kannst du Aufgaben per Drag-and-Drop planen, Abhängigkeiten festlegen und Meilensteine definieren.

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