Homeoffice einrichten: Worauf es wirklich ankommt in Zeiten von Covid-19

Home Office einrichten in Zeiten von Corona
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Mal einen Tag im Homeoffice, das kennt jeder. Doch nun müssen wir uns auf mehrere Monate im heimischen Büro einstellen, um unsere Mitmenschen vor dem Corona-Virus zu schützen. Psychisch und wirtschaftlich birgt das Chancen und Risiken für euch und euer Unternehmen. Wie kann ich mein Homeoffice richtig einrichten? Welche Tools sind hilfreich? In diesem Beitrag erfahrt ihr, worauf es jetzt wirklich ankommt, damit ihr gut im Homeoffice ankommt und am Ende sogar profitiert.

Sinkende Produktivität im Homeoffice?

Ich arbeite seit drei Jahren im Homeoffice. Und ich lasse jetzt mal die Hosen runter: Die ersten Wochen habe ich so gut wie nichts geschafft. Genau das ist übrigens die Hauptsorge vieler Arbeitgeber. 

Aber warum eigentlich? Denn auch im normalen Büro ist der durchschnittliche Mitarbeiter nur knappe drei von acht Stunden wirklich produktiv. Laut einer Studie der Stanford University, haben Heimarbeiter weniger Kranktage, sind glücklicher und arbeiten bis zu 13% produktiver. 

Als wir das im Team mitbekamen, sahen wir die Chance für einen Win-win: Büromiete einsparen und zugleich effizienter werden. Also entschieden wir uns für Homeoffice einrichten – und legten los. Zwei Monate später hatte meine Produktivität den Nullpunkt erreicht.

Was war passiert? Ich war eigentlich gut aufs Homeoffice vorbereitet und konnte mich bestmöglich einrichten. Dennoch riss ich ausnahmslos alle meine Deadlines und fühlte mich ausgebrannt. Aber von Anfang an.

Homeoffice einrichten mit den richtigen Möbeln und passenden Tools
Zuhause nur vom Sofa arbeiten? Keine gute Idee..

So könnt ihr mit wenig Platz ein Homeoffice einrichten 

Im ersten Schritt geht es darum, zuhause ähnliche Bedingungen herzustellen wie im Büro. Die gute Nachricht: Auch wer nur eine kleine Wohnung hat, kann sich ein Home Office einrichten. 

1. Was sind die besten Möbel Lösungen im Homeoffice?

Wenig überraschend: Am wichtigsten ist ein Schreibtisch. Auf der Couch oder im Bett zu arbeiten macht mal ein paar Tage lang Spaß. Aber dadurch verfließen schnell die Grenzen zwischen Entspannung und Arbeit. Es braucht kein Arbeitszimmer – aber es braucht einen festen Platz, an dem jeden Tag klar ist: Hier wird jetzt gearbeitet. 

Ein Geheimtipp ist ganz sicher der Stehtisch.

Mehr zu stehen ist nicht nur gesund für den Rücken, es verbrennt auch Kalorien. Da der Arbeitsweg sowieso wegfällt und wir durch die Ausgangsbeschränkungen extra wenig Bewegung haben, ist das die bestmögliche Investition. Ikea und Yaasa bieten sogar automatisch hochfahrbare Lösungen.

Zu wenig Platz oder Geld für einen Schreibtisch? Stehpult! 

Für wen ein Schreibtisch nicht in Frage kommt, der wird wahrscheinlich auf den Küchentisch ausweichen müssen. Ergänzt um ein Stehpult oder einen Stehtischaufsatz, kann man sich die Vorteile von Stehtischen günstig dazu holen. Vorteil: Wer weniger sitzt, muss sich keinen teuren ergonomischen Bürostuhl kaufen.   

Tipp: Im Zweifel lieber eine Stehlösung als ein teurer Bürostuhl

2. Wie sollte man den PC im Homeoffice einrichten?

Im Bestfall nutzt man zwei Bildschirme oder Laptop mit Maus und Tastatur plus Bildschirm. Einerseits geht es dabei um den richtigen Blickwinkel, damit die Augen und der Nacken geschont werden. Andererseits wird man mit zwei Bildschirmen bei vielen Aufgaben um bis zu 44% produktiver – wenn man den zweiten Bildschirm nicht gerade zur Ablenkung nutzt. 

Wenig Geld zur Verfügung? HP Monitore haben vernünftige Preise.  

Wer klassische Office-Tätigkeiten ausübt und beim Homeoffice einrichten auf die Kosten achten muss, macht mit einem HP Monitor um die 27 Zoll nichts falsch. Designer, Entwickler oder Broker brauchen natürlich ein besseres Setup.

Kein permanenter Platz für Monitore? Laptop auf Schuhkarton stellen.

Es macht natürlich keinen Sinn jeden Tag einen Monitor auf den Küchentisch zu hieven. Mit der Schuhkarton-Lösung plus Maus und Tastatur kann man dennoch für einen angenehmen Blickwinkel sorgen. Dieser positive Einfluss auf die Sitzhaltung ist enorm wichtig.

Keine ruhige Umgebung? Schallschutz-Kopfhörer ausprobieren.

Viele von uns haben Kinder, Partner, Mitbewohner oder laute Nachbarn. Es wäre naiv zu hoffen, dass die Umgebung zufällig gerade dann ruhig ist, wenn man arbeiten möchte. Noise-Cancelling-Kopfhörer sind ja bekannt. Für alle, die mit Musik nicht arbeiten können, empfehlen sich Schallschutz-Kopfhörer, wie man sie von Bauarbeitern kennt. Die sind nicht nur günstiger, sondern auch viel effektiver.

Tipp: Monitore sind wichtig für die Produktivität und Sitzhaltung – Schallschutz-Kopfhörer garantieren Ruhe

3. Drei wichtige Tools für das Homeoffice einrichten – und worauf ihr achten müsst

1. Slack für schnelle Kommunikation 

Ein Chat ist wesentlich lockerer und schneller, als eine E-Mail. Wichtig: Slack kann zum Zeitfresser werden, wenn man sich von jeder neuen Nachricht ablenken lässt. Beim Schreiben von Nachrichten sollte man sich zudem immer fragen, ob man sofort Feedback benötigt oder ob man auch asynchron über ein Task-Management-Tool wie awork kommunizieren kann. 

Wichtig: Benachrichtigungen in Konzentrationsphasen deaktivieren

2. Task-Management-Tools für aufgabengebundene Kommunikation:

Der große Nutzen von Tools wie awork ist die Verbindung von To-Dos und Deadlines mit der jeweiligen Kommunikation und angehängten Dateien zu diesen Aufgaben. Sie ersetzen also nicht nur viele Mails und Chats, sie haben auch eine gewaltige Ordnungsfunktion für das Team und den Einzelnen. Wichtig ist aber zu überlegen, welche Themen man besser live per Chat oder Videokonferenz kommuniziert – und welche per Task-Management-Tool.   

Wichtig: Task-Management-Tools für alle Themen, die nicht innerhalb von wenigen Minuten Feedback erfordern

Der große Nutzen von Tools wie awork ist die Kombi aus To-Dos und Kommunikation sowie angehängten Dateien zu diesen Aufgaben.

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3. Zoom für Video-Telefonie

Zoom ersetzt das persönliche Gespräch, Telefonate, aber auch das Meeting im Team. Wenn es mal komplizierter wird, kann man per Screen-Sharing wunderbar Verständnis schaffen und gegenüber Chats oder Task-Management-Threads Zeit sparen. Auch hier sollte man sich immer fragen, ob man mit dem jeweiligen Kollegen besser asynchron kommuniziert. Alternative: Per Slack anfragen, ob es gerade passt.  

Wichtig: Status für Erreichbarkeit setzen und prüfen, ob man wirklich Live-Feedback braucht

Worauf es in Wahrheit ankommt? Neue Gewohnheiten.

Ich wusste das alles vorher. Warum habe ich trotzdem nichts geschafft im Homeoffice? Weil Wissen alleine nichts bringt – und Selbstdisziplin eine Illusion ist.

In Wahrheit steuern Gewohnheiten unser Verhalten. Das Büro ist eine andere Umgebung, in der andere Gewohnheiten herrschen. Ob das die Arbeitsatmosphäre ist, die räumliche Trennung von Familie und Mitbewohnern oder der Chef, der einen beim Prokrastinieren erwischen könnte.

Zum Glück sind Gewohnheiten gut erforscht. Schlechte Gewohnheiten wie Prokrastination wird man los, indem man es ihnen so schwer wie möglich macht. Guten Gewohnheiten – wie konzentriertes Arbeiten in einem Umfeld voller Ablenkungen – muss man es wiederum so leicht wie möglich machen.

Deshalb sind die Schlüsselfragen im Homeoffice:

  1. Feste Arbeitszeiten: In welchen Zeiträumen habe ich überhaupt die Möglichkeit konzentriert zu arbeiten? (Und wann bin ich vielleicht mal nur auf Stand-by-Betrieb – also nur erreichbar, wenn die Kollegen mich kurz brauchen.)
  2. Ablenkung: Wie stelle ich sicher, dass ich in meinen Konzentrationsphasen auch arbeiten kann?

So gelingt Arbeiten im Homeoffice in Zeiten von Covid-19

Die Umstellung auf Homeoffice ist in der Corona-Krise eine besondere Herausforderung. Alle sind gerade zuhause, alle sind angespannt. Ständig gibt es neue Nachrichten. Das Patentrezept für konzentriertes Arbeiten im Homeoffice, das auch mir damals geholfen hat, bleibt dennoch das gleiche: 

1. Beobachtet ein paar Tage: Wann könnt ihr wirklich arbeiten?  

Wir sprechen nicht von sporadischen E-Mails, sondern von längeren Arbeitsphasen von zwei bis drei Stunden inkl. kurzer Pausen. Je nach Typ und Wohnsituation werden hier die Uhrzeiten stark variieren. Diese neuen Zeiten kennenzulernen und einzuhalten ist alles entscheidend.

Merke: Um eure besten Arbeitszeiten zu finden, könnt ihr kostenlos timeBro nutzen. Es zeichnet all eure Arbeit am Computer (streng geheim) für euch auf – und visualisiert euren Tag als Timeline mit Uhrzeiten. So erfahrt ihre eure produktivsten Zeiten und die größten Zeitfresser. Für die 14-tägige Testphase müsst ihr keine Zahlungsdaten angeben. Sie wandelt sich also nicht in ein Abo um.

Zeitfresser entlarven mit timeBro: Es zeichnet eure Arbeit am Computer (streng geheim) für euch auf – und visualisiert euren Tag als Timeline mit Uhrzeiten.

2. Sobald ihr eure Zeiträume kennt: Schützt sie vor Ablenkungen. 

Trefft Absprachen mit Mitbewohnern und Kollegen. Das bedeutet sicher auch mal den Kopfhörer aufzusetzen. Es bedeutet, das Handy täglich in diesem Zeitraum auf lautlos zu stellen, es bedeutet das Blocken von Email-, Slack- oder Browser-Benachrichtigungen. Und es bedeutet – nicht nur in diesen schweren Zeiten – das temporäre Sperren von Nachrichten-Seiten und Social Media.

Merke: Das effizienteste Tool, um dieses Szenario für feste Uhrzeiten einzurichten ist Freedom, weil es geräteübergreifend funktioniert und neben Webseiten auch Desktop-Apps blockt. Wer kostenlose Alternativen sucht, sollte sich Stay Focused für Chrome oder LeechBlock für Firefox ansehen.

Wer diese zwei Schritte macht, schafft im Homeoffice nicht nur weiterhin seine Aufgaben. Sie werden garantiert in kürzerer Zeit erledigt sein als im Büro. Und diese Produktivität wäre ja ein schönes Takeaway aus der Homeoffice Zeit, wenn es dann irgendwann in die Büros zurückgeht. 

Wenn wir dorthin dann überhaupt noch zurück wollen.

Weiterführende Links

Über unseren Gastautor

Unser Gastautor Niclas Preisner, 31, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor drei Jahren das Startup timeBro. In den letzten Jahren hat er die Arbeitszeiterfassung in Hunderten von Unternehmen kennengelernt.

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