3 Gründe, warum automatisches Projektmanagement dein Leben besser macht

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Wahrscheinlich kennst du Automatisierungen bislang eher aus deinem Alltag. Es gibt z.B. Kaffeemaschinen, die automatisch um 7 Uhr morgens deinen Kaffee aufbrühen. Oder Überweisungen, die komplett von allein zu einem bestimmten Datum getätigt werden, damit du nicht vergisst deine Rechnung zu bezahlen. Diese automatischen Abläufe sind inzwischen so selbstverständlich in den Alltag integriert, dass du nicht einmal mehr merkst, dass es sie gibt. 

Alle Automatisierungen, die in deinem Alltag ablaufen haben eines gemeinsam: sie erleichtern dir das Leben. Jede Automatisierung ist eine Sache weniger, um die du dich selbst kümmern musst. 

Auch im Berufsleben gibt es Dinge, die sich ständig wiederholen und easy peasy von einer Maschine übernommen werden könnten. Vor allem im Projektmanagement gibt es viele eintönige To-Dos, die immer wiederkehren und dich von deiner eigentlichen Arbeit abhalten.

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1. Mehr Zeit für den Teil der Arbeit, der dir am meisten Spaß macht

Automatisches Projektmanagement setzt an der Stelle an, an der deine Zeit und Energie besser eingesetzt werden könnte. Es geht dabei vor allem darum administrative Aufgaben zu automatisieren, die sich oft wiederholen und wenig Spaß machen. 

Stell dir z.B. vor, du bist als Projektmanager für mehrere Kundenprojekte verantwortlich. Damit sich eure Arbeit lohnt, planst du auf die verschiedenen Aufgaben ungefähre Zeitaufwände. Natürlich möchtest du nicht, dass diese eingeplanten Stunden unkontrolliert überschritten werden. Im Prinzip müsstest du nun also ständig prüfen wie viele Stunden schon auf ein To-Do gearbeitet wurde. Wie nervig, oder? In dieser Zeit könntest du dich um so viele andere Dinge kümmern. 

Dank automatischem Projektmanagement mehr Zeit für den Teil der Arbeit, der dir am meisten Spaß macht.

Dieses Beispiel ist ein perfekter Anwendungsfall für eine Automatisierung. Ein smartes Projektmanagement-Tool wie awork kann dich jedes Mal automatisch darüber informieren, wenn der geplante Aufwand auf einer Aufgabe überschritten wird. Du bekommst also direkt im Tool eine Benachrichtigung oder auch eine E-Mail, wenn zu viele Stunden auf eine Aufgabe erfasst wurden. Die Projektmanagement-Software kann auch automatisch den Status der Aufgabe ändern. Befindet sich eine Aufgabe dann im Status Zeitaufwand überschritten, siehst du sofort, dass etwas nicht nach Plan verläuft. 

Beispiel: Sobald sich der Status einer Aufgabe auf Feedback ändert, soll die Aufgabe deiner Kollegin Julia zugewiesen werden. Zusätzlich möchtest du, dass Julia eine Slack-Nachricht erhält. So würde die Automatisierung in awork aussehen:

So kannst du den Beispiel-Workflow easy peasy in awork automatisieren.

Solange dich das Tool also nicht warnt, ist also alles im Lot. Damit gehört das manuelle Überprüfen von Projektstatus der Vergangenheit ein. Kurzum: mehr Zeit für den Teil der Arbeit, der dir am meisten Spaß macht.

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2. Mehr Planungssicherheit: Der awork Autopilot greift ein, wenn Budgets, Deadlines oder Ressourcen aus dem Ruder laufen

Automatisches Projektmanagement verschafft dir aber nicht nur mehr Zeit für Arbeit, die dir wirklich wichtig ist. Dadurch, dass du automatisch benachrichtigt wirst, wenn etwas nicht wie vorgehabt verläuft, ist auch deine Planungssicherheit viel größer. Schließlich bist du nicht mehr nur auf dich selbst angewiesen, sondern hast eine clevere Software an deiner Seite, die zuverlässig reagiert und dich proaktiv warnt. 

Nach diesem Prinzip funktioniert der Autopilot in awork. Ja genau, ein Autopilot, wie im Flugzeug. Wenn du den Autopilot in awork aktivierst, kannst du sozusagen die Füße hochlegen und dich um andere Sachen kümmern. Wenn es kritisch wird, schlägt der Autopilot Alarm und du kannst reagieren. 

Gut zu Wissen: So funktioniert der Autopilot in awork
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Wie genau das funktioniert? Im Prinzip übergibst du die klassischen Projektmanagement-Aufgaben an deine Projektmanagement-Software: das Nachverfolgen von Projektfortschritten, Deadlines und Budgets. Die Software übernimmt die Verantwortung über diesen Part deiner Arbeit und warnt dich sofort und automatisch bei knappen Deadlines, ausgereizten Budgets und überholten Zeitplänen. Mehr Planungssicherheit geht nicht.

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3. Effizientere und präzisere Arbeitsabläufe durch automatische Workflows

Das klingt schon alles ziemlich gut. Aber automatisches Projektmanagement hat noch einen weiteren großen Vorteil, denn durch das Automatisieren von Prozessen kannst du deinen Workflow insgesamt viel effizienter gestalten. 

Ein Paradebeispiel dafür ist der Feedback- & Freigabeprozess, der in fast jedem Unternehmen vorkommt. Oft kommt es hier zu überflüssigen Verzögerungen und Engpässen, weil die Feedbackschleife bei der Planung nicht richtig berücksichtigt wurde. 

Genau an dieser Stelle greift wieder das automatische Projektmanagement ein. Stell dir diesmal vor, du arbeitest im Marketing und musst alles freigeben, was von euch veröffentlicht wird. Mit einer smarten Projektmanagement-Software wie awork kannst du diesen Review-Prozess komplett automatisieren. Du kannst z.B. festlegen, dass dir jede Aufgabe zugewiesen wird, sobald sich der Status auf Feedback ändert und du außerdem eine Nachricht erhältst, dass du die Aufgabe freigeben musst.

Im Projektmanagement-Tool awork benötigst du keine Programmierkenntnisse, um eine Automatisierung zu erstellen. Die Automatisierungen sind als ganze Sätze aufgebaut (siehe Screenshot).

In awork ist diese Funktion so simpel aufgebaut, dass wirklich jeder ganz einfach automatische Abläufe erstellen und selbst komplizierte Prozesse im Nu vereinfachen kann.

Der Vorteil auf deiner Seite: Automatisches Projektmanagement sorgt dafür, dass dein Workflow insgesamt effizienter wird.

Fazit: Think smart before the project starts

Im Projektalltag wird zu viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten und wiederkehrenden Aufgaben verschwendet. Am Ende bleibt zu wenig Zeit für den Teil deiner Arbeit, der wirklich wertvoll ist und dir am meisten Spaß macht. Also warum nicht ein Projektmanagement-Tool nutzen, dass dir den eintönigen Teil der Arbeit abnimmt? Automatisches Projektmanagement schafft nicht nur Zeit für sinnvolle Arbeit, sondern sorgt zusätzlich für größere Planungssicherheit und mehr Effizienz in deinen Team-Prozessen.

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