Zeiterfassung in der Praxis: Molchkragen Media nutzt die Zeiterfassung in awork

Molchkragen Media arbeiten mit awork
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Zeiterfassung ist ein unbeliebtes Thema. Die einen fürchten sich vor der Kontrolle, die anderen verteufeln es, weil es kein Messkriterium für die kreative Branche sei und wiederum andere kritisieren die „verschwendete“ Zeit, die dabei drauf geht. Auf der anderen Seite gibt es immer wieder Personen, die durch Zeiterfassungs-Tools produktiver geworden sind und sie nicht mehr missen möchten. 

Wir wollen herausfinden, wie praktisch Zeiterfassung wirklich ist und wie es in der Praxis umgesetzt werden kann. Daher haben wir das Team von Molchkragen Media aus Frankfurt um eine Userstory mit awork gebeten. Wir wollten wissen, wie sie mit dem Workmanagement-Tool arbeiten und welche Funktionen sie besonders gerne nutzen. 

Einfache Zeiterfassung macht produktiver

Die Mitarbeiter der Web-und Medien-Agentur arbeiten gerne mit der Zeiterfassung! Sie finden das Timetracking nicht nur für die Zusammenarbeit mit Freelancern sinnvoll, sondern auch für die Auswertung der eigenen Produktivität. 

Erfahrt mehr über Molchkragen Media und ihre Workflows in awork.  Im Anschluss an das Interview erklären wir euch, warum es sinnvoll ist, die einfache Zeiterfassung in awork zu nutzen. Doch lest selbst! 

Danke für das Interview! Wir freuen uns, dass ihr eure ersten Erfahrungen mit uns teilen wollt. Stellt euch doch erstmal kurz vor. Was macht ihr genau?

Danke für die Einladung! Wir sind Molchkragen Media, eine Web- und Medien- Agentur aus Frankfurt. Spezialisiert sind wir auf modernes, responsive Webdesign sowie zeitgerechte Social Media Auftritte – kümmern uns aber im Kundenauftrag natürlich auch um das gesamte gestalterische Drumherum. 

Weshalb habt ihr euch für awork als Projektmanagement Tool entschieden? 

Kennengelernt haben wir awork über einen Freelancer, die Entscheidung zur Nutzung fiel dann recht schnell. Zuvor hatten wir eine Mischung verschiedener Kommunikationswege, welche wir so praktisch in einem Tool bündeln konnten. Gerade bei der Zusammenarbeit mit Freelancern finden wir die Timetracking- Funktionen toll – aber auch für die interne Projektauswertung war das natürlich ein großer Pluspunkt. 

Einfache Zeiterfassung in awork

Hattet ihr vorher schon eine Projektmanagement Software oder wie habt ihr euch organisiert?

Zuvor haben wir uns über Pinnwände, Klebezettel, ToDo-Listen und E-Mail-Verkehr organisiert, was am erstmal gar kein Problem ist, irgendwann wächst einem aber der Aufwand aber über den Kopf – ein neues Tool musste her!

Was waren eure ersten Eindrücke von awork? 

Ganz ehrlich? Am Anfang wirkte awork aufgrund des aufgeräumten Designs erstmal so, als ob es die teilweise Recht komplexen Strukturen unserer Agenturarbeit nicht handeln könnte – gewohnt waren wir die unaufgeräumten User-Interfaces der klassischen Mitbewerber. Schnell wurde aber klar, dass das wirklich nur der erste Blick war: viele Funktionen, die wir sonst nur aus scheinbar endlosen Einstellungsmöglichkeiten kannten konnten wir easy direkt nutzen. 

Wofür nutzt ihr awork momentan bzw. wie sieht euer Workflow aus? Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team mit awork?

Mittlerweile laufen unsere gesamten internen und externen Projekte über awork. Am Anfang viel das nicht immer leicht, man muss sich schließlich erstmal umgewöhnen und in ein neues System hereinfinden. Aktuell erstellen wir jeden Kundenkontakt in awork und managen das Team sowie die Kundenanfragen über das System. Gerade, weil wir teilweise mit Menschen arbeiten, die quer über Deutschland verteilt sind, ist es praktisch, dass sich das Team in der Cloud „treffen“ und Informationen austauschen kann. Gleichzeitig kann man immer mal in andere Projektvorgänge hineinschauen, um zu sehen, was die Kollegen so treiben 😉

Könnt ihr Beispielprojekte nennen, die ihr mit awork managt? 

Aktuell arbeiten wir an der Umsetzung eines Kongresses im kommenden November für eine Unternehmensberatung im Raum Frankfurt. Hier haben wir ein zehnköpfiges Team am Start mit EventorganisatorInnen, VideografInnen, DesignerInnen und WebentwicklerInnen, die sich gegenseitig interdisziplinär über den Fortschritt im Projektablauf austauschen können und müssen. 

Was sind eure Lieblingsfunktionen? 

Lieblingsfunktionen haben wir direkt keine – da spielt eher das Drumherum eine große Rolle. Die Organisationsstruktur “fragt” einen, ob man nicht hier und da Zeiten vergessen haben könnte, erinnert an wichtige Deadlines und Abgaben sowie ist immer den Projektvorgaben hinterher. 

Zeiterfassung per App - So funktioniert awork

Habt ihr bereits Verbesserungen bezüglich eure Arbeitsabläufe festgestellt? Seid ihr z.B. produktiver?

Besser gelaunt sind wir auf alle Fälle! Messen können wir das natürlich schlecht – aber rein aus dem Affekt sind wir seit der Umstellung schon ein gutes Stück entspannter in unserer Arbeitsweise. 

Einfache Zeiterfassung – warum ist es sinnvoll Zeiten mit awork zu erfassen?

Unbeliebtes Thema hin oder her, Molchkragen Media zeigt, dass Zeiterfassung in awork einfach ist und enorm helfen kann. Gehen wir dem Thema Zeiterfassung doch einmal etwas genau auf den Grund. 

Zeiterfassung online – Muss das jetzt wirklich sein?

Jeden Tag haben wir Aufgaben, die in einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen. Wir müssen daher bei der Planung unserer To-Dos darauf achten, dass wir genügend Zeit für die jeweiligen Aufgaben einplanen. 

Natürlich ist man an manchen Tagen produktiver als an anderen Tagen. Doch ein Gespür wie lange wir für die Bearbeitung der Bilder des letzten Shootings brauchen, haben wir schon. Und trotzdem ist man immer wieder verwundert, wie viel Zeit für manche Aufgaben ins Land geht. Macht es dann nicht vielleicht doch Sinn, der Zeiterfassung eine Chance zu geben? 

Zeiterfassung – Wie ihr mit dem Erfassen eurer Zeiten produktiver werden könnt! 

Im Kern ist Zeiterfassung ein Mechanismus, um Prozesse ordentlich zu erfassen und zu optimieren. Natürlich kann der eigene Chef, der Abteilungsleiter oder der Vorgesetzte dadurch auch die erbrachte Leistung des Mitarbeiters kontrollieren. Allerdings sollte Zeiterfassung in erster Linie nicht der Kontrolle, sondern der eigenen Selbsteinschätzung dienen. 

Jetzt kommt das Problem dazu, dass in den meisten Fällen die Zeiten nicht gewissenhaft erfasst, sondern nachträglich hinzugefügt und daher geschätzt werden. Dieser Umstand hilft wenig weiter, wenn es darum geht die eigene Produktivität zu messen und Schwachstellen im eigenen Workflow zu entlarven.

Eine gute Zeiterfassung zieht sich also bestenfalls durch den gesamten Arbeitstag und hält fest, wie viel Zeit wir in welche Tätigkeit gesteckt haben. Nur so lassen sich Prozesse optimieren und nur so kann der Gewinn am Ende gesteigert werden. Sei es der Gewinn von mehr Zeit für Dinge, die einem Spaß machen oder der monetäre Gewinn, da mehr Kapazität für neue Projekte zur Verfügung steht.

Zeiterfassung Online kann nicht nur Zeit sondern auch Geld sparen
Zeiterfassung in einer App, wie awork, kann nicht nur Zeit sondern auch Geld sparen

Zeiterfassung auf Projekte: Kein Mensch arbeitet acht von acht Stunden am Tag!

Ganz wichtig: Ignoriert die 8-Stunden-Maxime! Es ist ein Irrglaube, dass wir acht Arbeitsstunden am Tag auf unsere Aufgaben verteilen und erfassen müssen. Kein Mitarbeiter ist acht Stunden am Tag produktiv oder kreativ.

Andere argumentieren gerne, dass sie einfach keine Lust haben ihre Zeiten zu erfassen. Es sei schlichtweg ein nerviger und umständlicher Prozess. Stimmt ja auch!
Es gibt jedoch mittlerweile Zeiterfassung-Software, die sehr intuitiv funktioniert und mit der das Erfassen von Zeiten einfach nebenher abläuft und in den Workflow integriert ist. Digitale Zeiterfassung am Handy, von unterwegs oder am Rechner im Büro ist super einfach geworden.

Zeiterfassung per App: Mit awork online die Zeiterfassung auf Projekte starten

In awork gibt es mehrere Möglichkeiten seine Zeiten zu erfassen. Der Clou an der Sache: awork kombiniert die Zeiterfassung mit smarten Projektmanagement.

Es können die Zeiten in der awork Web-App per Stoppuhr direkt auf Aufgaben oder Projekte erfasst oder per Drag and Drop in der Kalenderübersicht eintragen werden. Besonders praktisch ist die Funktion, dass Termine aus dem persönlichen Kalender direkt in awork importieren und in Zeiten umwandeln werden können. Abgerundet wird die Zeiterfassung in awork durch die vielfältigen Möglichkeiten zur Auswertung.

Zeiterfassung in awork kombiniert Zeiterfassung und Projektmanagement

Wenn es also so einfach ist, seine Zeiten zu erfassen, dann könnte man es doch einfach mal ausprobieren? Immerhin gibt es viele Tools, die eine kostenlose Zeiterfassung anbieten.

Übrigens: Die Zeiterfassung in der nativen App ist ebenso einfach und schon in Kürze verfügbar!

Zeiterfassung wird mit EuGH-Urteil zur Pflicht

In Hinblick auf das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) zum Thema Zeiterfassung, wäre es sowieso sinnvoll, sich mit der Zeiterfassung für Mitarbeiter zu beschäftigen. Der EuGH macht die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter nämlich zur Pflicht. 

Bisher mussten Arbeitgeber nur die Überstunden von Mitarbeitern dokumentieren. D.h. sobald ein Mitarbeiter die üblichen acht Stunden Regelarbeitszeit überschreitet, musste dies festgehalten werden. Das soll sich mit der neuen EU-Richtlinie ändern.

Auch wenn es noch ein bisschen dauern wird, bis sich aus dem Urteil ein Gesetztes Entwurf herauskristallisieren wird, kann es nicht schaden, seine Zeiten online zu erfassen. Der EuGH lässt übrigens offen, wie genau die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgen muss. Ob elektronisch, altmodisch per Stechuhr oder auf dem Papier – Hauptsache das System ist objektiv, verlässlich und zugänglich. Mit awork seid ihr damit also auf der sicheren Seite!

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