Projektmanagement vs. Workmanagement – Was ist was?

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Projektmanagement und Workmanagement sind Begriffe, die man oft hört, gerne nutzt, aber oft nicht richtig voneinander trennen kann. Sie führen immer wieder zu Verwirrungen und werden mitunter im falschen Zusammenhang verwendet. In diesem Beitrag sollen sie einmal grundlegend erklärt werden. 

Wobei handelt es sich beim klassischen Projektmanagement?

Der Unterschied zwischen Projekt- und Workmanagement liegt im Prinzip in der unterschiedlichen Anwendung der Methoden, welche zum Einsatz kommen. 

Beim Projektmanagement (PM) handelt es sich um eine Organisationsmethode für einmalige Projekte. Das bedeutet, dass diese Projekte Fristen haben. Sie sind zeitlich begrenzt und werden innerhalb dieser Zeit abgeschlossen. 

Beim Projektmanagement geht es vor allem um die Abstimmung aller Vorgänge, die während eines Projektablaufs auf ein Unternehmen zukommen. Das Projekt wird so gegliedert, dass ein systematisches Vorgehen möglich ist und die Planung und Überwachung einzelner Abläufe einfacher wird.

Quelle: gruenderszene

Beim PM kommen bestimmte Methoden zur Planung, Steuerung und Durchführung eines Projektes zum Einsatz. Die Aufgabe des Projektleiters besteht darin, zusammen mit seinen Projektmitarbeitern, alle Projektziele und Meilensteine zu erreichen. Der Erfolg eines Projektes ist durch ein klares Ziel definiert. Daher sind Teams, die in solchen Projekten arbeiten auch kurzlebig. Es sollte allerdings immer darauf geachtet werden, dass sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter ergänzen. Nur so kann ein komplementäres Projektteam entstehen. Ein Beispiel soll dies einmal verdeutlichen:

Projektziel 

Es gibt einen neuen Auftrag in eurer Agentur. Ihr sollt für einen neunen großen Kunden eine komplette Marketing-Kampagne aufsetzten und ein Design für sein neues Produkt anfertigen. 

Projektstruktur

Für jedes Projekt gibt es einen Verantwortlichen, den Projektleiter, nennen wir ihn Markus. Er sorgt dafür, dass, alle im Team wissen, wofür sie zuständig sind, sich gegenseitig unterstützen und dass alle Deadlines eingehalten werden. Markus startet damit, für dieses Projekt Aufgaben anzulegen, ein Team zusammenzustellen und diese Aufgaben auf die verschiedenen Kollegen zu verteilen. Mit dem kreativen Brainstorming, der Ausformulierung von Ideen und der Erstellung der Kampagne werden Larissa, Max und Julia beauftragt. Um das passende Design kümmert sich Björn. 

Nur durch diese Organisation kann an dem Projekt produktiv gearbeitet werden. Ansonsten würden sich die Mitarbeiter möglicherweise gegenseitig behindern, es würde doppelt an einer Aufgabe gearbeitet werden oder eine Aufgabe vielleicht sogar komplett vergessen werden. Natürlich beschreibt das zur Verdeutlichung gewählte Beispiel aus der Agentur den Idealzustand. In der Realität müssen Max und Larissa auch noch ein zweites wichtiges Projekt betreuen, sodass die ganze Planung immer mal wieder ins Wanken gerät. Da kann die richtige Software bei der Projekt-Organisation Abhilfe schaffen. Denn schließlich ist uns allen klar, dass solche Helfer wichtig sind, uns Struktur geben und immer mal wieder davor retten, etwas Wichtiges zu vergessen. 

Methoden im Projektmanagement

Im Idealfall ist jedem Mitarbeiter, der an einem Projekt arbeitet, durch die gewählte Methode zu jedem Zeitpunkt bewusst, wer für welche Aufgabe zuständig ist. 

Das Gantt-Chart

Eine beliebte Methode ist zum Beispiel das Gantt-Chart. Hierbei handelt es sich um eine Spezialform des Balkendiagramms. Es werden alle Terminplanvorgänge des Projektsgraphisch darstellt. Gerade der Fortschritt eines Projektes kann in dieser Methode gut visualisiert werden. Außerdem dient es gleichzeitig als gutes Kommunikationsmittel zwischen den Projektakteuren.

Die Netzplantechnik

Eine andere Methode stellt die Netzplantechnik dar. Mit ihrer Hilfe werden die Planung und Steuerung von Projekten organisiert. Diese Methode zeigt die logische und zeitliche Abfolge von Teilvorgängen, ebenfalls durch eine grafische Darstellung. Dabei werden einzelne Abschnitte eines Projekts betrachtet und diese zeitlich eingeordnet. Somit bietet der Netzplan unter anderem eine exakte Zeitanalyse. 

Und was bedeutet Workmanagement nun? 

Im aktuellen Tagesgeschäft würden solche Methoden ebenfalls helfen. Denn auch hier gibt es Arbeitsprozesse, die standardisiert werden können. Wenn wir im Projektmanagement gelernt haben, wie viel strukturierter wir arbeiten können, warum sollten man dieses Wissen zum Beispiel nicht auch im täglichen Arbeitsalltag verwenden und sich dadurch besser strukturieren. Im internen Marketing würde es zum Beispiel helfen, auch interne Projekte, Themen und Deadlines zu besprechen, Ansprechpartner festzulegen und sich Aufgaben gegenseitig zuzuweisen. 

Denn beim Workmanagement (WM) werden die durchdachten Methoden aus dem Projektmanagement übertragen und im aktuellen Tagesgeschäft angewendet. Dabei ist das primäre Ziel, nicht ein Projekt abzuschließen, sondern eher die interne Produktivitätskultur zu optimieren. Dazu gehört sowohl die allgemeine tägliche Arbeitsorganisation, als auch die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung der Aufgaben, die Absprache zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung interner und externer Deadlines. Im Prinzip geht es darum, dass wichtige Informationen über interne Aufgaben übersichtlich und transparent dargestellt werden, damit im Team strukturiert gearbeitet werden kann. Natürlich kann es sich dabei auch um wiederkehrende Aufgaben handeln. Dies wären zum Beispiel die wöchentlichen oder monatlichen Newsletter, die für einen Kunden angelegt und verschickt werden müssen. 

Methode im Workmanagement – Das Kanban-Board

Eine beliebte Methode beim WM sind die die Kanban-Boards. Der Workflow wird mit ihrer Hilfe übersichtlich visualisiert. Dabei werden die Aufgaben in Prozessphasen eingeteilt. Meist bietet sich hier eine Einteilung in „noch zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ an. Jede Aufgabe muss somit diese Phasen durchlaufen. Dadurch ist auf den ersten Blick ersichtlich, welche und wie viele Aufgaben sich in welcher Phase befinden und es kann mit diesem Wissen weiter geplant werden. 

Mit Hilfe eines guten Workmanagements wird die Informationsübertragung von einzelnen Geschäftsprozessen verbessert, damit organisatorische Herausforderungen besser gemeistert werden können. Doch wie kann dies nun in einem Unternehmen konkret angewendet werden? Um dies einmal zu verdeutlichen, werfen wir wieder einen Blick in die Agentur: 

Wie kann das Team in der Agentur durch Workmanagement produktiver zusammenarbeiten? 

Bei einem guten WM ist die Übergabe von kompakten Aufgaben ein wichtiger Bestandteil. In diesen Aufgaben befinden sich detaillierte Informationen, Deadlines, bisherige Aktivitäten und Ansprechpartner. So kommuniziert Larissa aus dem Marketing-Team mit Tom aus der Personalabteilung via eines Workmanagement-Tools. Sie teilt ihm in der angelegten Aufgabe mit, dass dieser Auftrag erledigt ist, sie Feedback zu dieser Aufgabe hat oder die Stellenausschreibung freigegeben wurde. Besonders praktisch ist, wenn in dem WM-Programm alle relevanten Informationen zu der Aufgabe übersichtlich abgespeichert werden können. Somit sind alle relevanten Dokumente, jegliche Absprachen und Deadlines in der Aufgabe selbst zu finden. 

Geht es zum Beispiel um die Stellenausschreibung, dann ist in dem Workmanagement-Tool in der passenden Aufgabe sowohl der Text von Larissa hinterlegt, also auch Toms Anmerkungen in einem neuen Dokument. Dadurch ist sowohl für Tom, als auch für Maria nun übersichtlich visualisiert, wie der Stand der Aufgabe ist und welche Unterlagen zu der Aufgabe gehören. Der Arbeitsprozess ist somit auch für die Kollegin von Larissa nachvollziehbar, wenn sie Larissa in deren Urlaub vertritt. Das ist extrem praktisch, weil dadurch doppelte Arbeit verhindert werden kann. 

Besserer Überblick und Transparenz

Nicht zu vergessen ist, dass auch die Chefs einen Überblick über alle Projekte und die Auslastung der Mitarbeiter brauchen. In unserem Fall wäre direkt ersichtlich, dass Larissa recht viele Aufgaben zu erledigen und daher für einen neuen Auftrag momentan keine Kapazitäten frei hat – im Gegensatz zu ihrer Kollegin. Somit könnte der neue wichtige Auftrag direkt auf die Mitarbeiter verteilt werden, die noch für neue Aufgaben verfügbar sind. Auch die Transparenz eines WM ist hervorzuheben. Jeder, auch die Chefs, wissen, wie es um den Aufgaben-Status steht. Hierbei liegt der Fokus nicht auf der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern dient in erster Hinsicht zur Absprache von Aufgaben. Möglicherweise wird bei der einen Aufgabe noch etwas Hilfe oder eine zweite Meinung benötigt, welche so direkt ersichtlich und dementsprechend eingeplant werden könnte. 
Workmanagement hilft dabei, unnötige oder gar doppelte Arbeit zu vermeiden. Dadurch wird die eigene tägliche Arbeit zuverlässiger und nachvollziehbarer, auch für die Kollegen und die Vorgesetzten. Dies ist im Besonderen für Teams wichtig, da hier die Absprachen übersichtlich und transparent dargestellt werden und parallel an Aufgaben gearbeitet werden kann. 

Wie sieht Workmanagement mit awork aus?

awork hilft dir, dich und dein Team besser zu organisieren und deinen Workflow dadurch zu verbessern. Es ist ein Workmanagement-Tool, in welchem du all deine Aufgaben für bestimmte Themen strukturiert anlegen kannst. Dies geschieht in Projekten. Das mag nun auf den ersten Blick verwirrend wirken, aber die Idee und die Umsetzung von dem Projektmanagement hat sich schließlich bewährt und macht auch im täglichen Tagesgeschäft Sinn, wie ihr gesehen habt. Daher arbeitet awork mit der praktischen Einteilung von Projekten, damit du dich und dein Team besser strukturieren kannst und ihr gemeinsam produktiver werden könnt.


In awork legst du also Projekte an, lädst Teammitglieder ein und fängst an, Aufgaben in diesen Projekten anzulegen und die entsprechenden Mitarbeiter zuzuweisen. So ist für jeden ersichtlich, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Besonders praktisch ist, dass sich die Dokumente oder Dateien direkt in den Aufgaben hochladen, sich Kollegen markieren lassen und die Kommunikation somit in der Aufgabe stattfindet. Eure Entscheidungen zu Projekten und Aufgaben sind damit stets übersichtlich dokumentiert. 
Damit dir auch nichts entgeht, wirst du auch per E-Mail darauf hingewiesen, wenn du in einer Aufgabe genannt wurdest. Aber awork benachrichtigt dich und dein Team auch, wenn es wichtige Neuigkeiten gibt. Durch diese smarten Hinweise weiß jeder über dringende Aufgaben Bescheid. Wenn du auf Feedback von einem Kollegen wartest, kannst du ihm die Aufgabe ganz einfach zuweisen, so weiß er sofort, dass er nun für diese Aufgabe zuständig ist. 
Wenn du magst, dann kannst du in awork ganz einfach deine Zeiten erfassen. Es wird dir dabei helfen, ein besseres Gefühl zu bekommen, wie lange du für manche Aufgaben benötigst. So kannst du besser planen und wirst produktiver. Mit awork kannst du deine Zeiten per Stoppuhr, Drag & Drop oder direkt aus deinem Kalender erfassen. Oder du startest die Zeiterfassung mit dem Google Assistant! 
Was die Zusammenarbeit im Team noch erleichtert, sind die praktischen Zapier-Integrationen! So kannst du zum Beispiel aus einem Slack-Channel direkt Aufgaben in awork anlegen lassen oder deinen Kalender integrieren. 

Egal, ob Freelancer, Agentur oder Konzernteam: awork ist die smartere Lösung für die Arbeitsorganisation und das Workmanagement der Zukunft. 

Halten wir fest

Projekte sind zeitlich begrenzt und es bedarf einer gewissen Struktur und Organisation, um diese erfolgreich durchzuführen. Dabei haben sich bestimmte Projektmanagement-Standards etabliert, die dabei helfen, dies umzusetzen. Workmanagement baut auf der Idee des Projektmanagements auf, doch organisiert die interne Kommunikation in einem Unternehmen. Dies bedeutet, dass sowohl die allgemeine tägliche Arbeitsorganisation, die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung der Aufgaben, die Absprache zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung interner und externer Deadlines organisiert wird. Im Prinzip geht es darum, dass wichtige Informationen, die benötigt werden, um den Workflow zu verbessern, übersichtlich und transparent dargestellt werden, damit im Team strukturiert gearbeitet werden kann. 
Durch diese Organisation wird doppelte Arbeit vermieden und die tägliche Arbeit wird nachvollziehbarer und strukturierter. 


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